Používatelia a role

Majiteľ fakturačného účtu spravuje predplatné, daňové údaje, vymazanie pracovného priestoru a prevod vlastníctva. Pracovný priestor musí mať vždy aktívneho správcu, ktorý môže spravovať prístupové práva.

Správcovia spravujú nastavenia, šablóny, členov a prevádzku. Inšpektori pracujú na úlohách a zhromažďujú dôkazy. Pozorovatelia majú prístup len na čítanie. Pozvánka nikdy automaticky neurčuje člena za vlastníka účtu.

Pozvite danú osobu prostredníctvom jej aktuálnej pracovnej e-mailovej adresy, pridajte jej úlohu s čo najmenšími oprávneniami, ktorá zodpovedá jej pracovnej náplni, a ihneď jej zrušte prístup, keď už daná osoba pracovný priestor nepotrebuje.

Priraďte úlohu s čo najmenšími oprávneniami, ktorá danej osobe umožní vykonávať jej prácu. Inšpektori musia vykonávať zverené úlohy a zhromažďovať dôkazy; šablóny menia len zriedka. Do skupiny „prehliadači“ patria audítori, klienti a manažéri, ktorí si prezerajú záznamy, nemali by ich však upravovať.

Správcovský prístup by mal byť udeľovaný len po zrelej úvahe a v obmedzenom počte. Každý ďalší správca zvyšuje pravdepodobnosť, že neohlásená zmena šablóny ovplyvní už prebiehajúce kontroly.

Prístup k službám má tendenciu pretrvávať aj po skončení pracovného vzťahu, ktorý ho odôvodňoval, a to najmä v prípade dodávateľov a dočasných zamestnancov. Pravidelné prehodnocovanie členstva tento problém rieši spoľahlivejšie, než ak sa spoliehame na to, že sa v správnom okamihu nezabudne na ukončenie prístupu.

Zvyčajne stačí krátky štvrťročný prehľad o tom, kto zastáva ktorú funkciu, a je to podstatne menej práce, ako neskôr zisťovať, prečo má bývalý dodávateľ stále prístup k záznamom z inšpekcií.

Pracovný priestor musí mať vždy aktívneho správcu, ktorý môže spravovať prístupové práva. Vlastníctvo fakturačného účtu je oddelené od bežného pozvania a neprenáša sa automaticky, keď sa niekto stane správcom.

Predtým, ako majiteľ opustí organizáciu, je potrebné výslovne previesť vlastníctvo. Vymazaním účtu sa zruší predplatné, ktoré patrí výlučne tomuto účtu, preto je v prípade zdieľaného pracovného priestoru potrebné najskôr vykonať prevod vlastníctva.