Regista na altura em que está a acontecer, não no final
Os registos de progresso servem para constatar o que foi feito, com que qualidade e quando. Assim que o trabalho estiver concluído — isolamento por trás das placas, instalações no vazio do pavimento, impermeabilização sob a betonilha —, essa oportunidade já não se repete.
A disciplina que isto exige consiste em planear as inspeções de acordo com a sequência de construção, em vez de o fazer com base na conveniência. Um modelo de inspeção que reflita as fases de construção torna isso muito mais fácil de manter do que uma lista de verificação geral do estaleiro.
- A inspeção deve ser realizada antes de iniciar os trabalhos, e não quando for mais conveniente
- Registe a fase e a data
- Fotografe o contexto do local, não apenas os detalhes
- Anote quem estava no local e em que se estava a trabalhar
O «snagging» é quando a abrangência supera o detalhe
Uma lista de deficiências que documenta algumas áreas de forma exaustiva e omite outras não prova grande coisa sobre as áreas que foram omitidas. É o facto de se registar que um espaço foi inspecionado e considerado satisfatório que confere à ausência de um defeito qualquer valor probatório.
Cada problema deve também incluir detalhes suficientes para que seja possível estabelecer um orçamento sem necessidade de uma visita ao local — a localização específica, o elemento em causa, a natureza do defeito e a sua extensão. «Danos na porta» implica um processo antes de se chegar a um orçamento.
A transferência de responsabilidades define para onde a responsabilidade passa
Um registo de transferência marca a transferência de responsabilidade e é analisado precisamente porque há quem discorde sobre onde se situa essa linha divisória. Uma documentação de transferência vaga não elimina o risco; apenas o adia até ao ponto em que a sua resolução se torna mais dispendiosa.
A elaboração conjunta do registo no local, com ambas as partes presentes e com as mesmas provas à sua frente, tem um peso consideravelmente maior do que uma lista elaborada posteriormente e distribuída para aprovação.
- Registar explicitamente que foi inspecionado e considerado satisfatório
- Abranger todas as áreas abrangidas, incluindo as que não suscitam interesse
- Identificar o desacordo, caso exista
- Registe o defeito e a sua correção em registos separados
Os locais são o pior cenário em termos de conectividade
As estruturas em construção, as caves, as estruturas de aço e os terrenos remotos são os locais onde o sinal é menos fiável e onde a inspeção é mais importante. Qualquer fluxo de trabalho que dependa da conectividade falha precisamente onde é mais necessário.
A MeetInspect descarrega o espaço de trabalho uma única vez e permite que as inspeções sejam iniciadas e concluídas no modo avião, armazenando o trabalho no dispositivo e sincronizando as inspeções pendentes e os ficheiros multimédia quando a ligação for restabelecida.
Prestar contas a pessoas que não estavam presentes
Os registos de construção são enviados aos clientes, aos gestores de contratos, aos subempreiteiros e, ocasionalmente, para a resolução de litígios. A terminologia interna, que é óbvia no local da obra, é frequentemente incompreensível para esses leitores.
As inspeções concluídas geram um relatório em PDF, e é possível partilhar um link para o relatório público na Web com clientes e partes interessadas — o que é importante quando o público-alvo está fora da organização e não deve precisar de uma conta para consultar o registo.
Listas de verificação gratuitas para este trabalho
- Modelo de lista de falhasUma lista de defeitos na entrega estruturada de forma a que cada item possa ser orçamentado e agendado sem que seja necessário voltar a visitar o imóvel.
- Lista de verificação para a inspeção de segurança contra incêndiosUma inspeção de rotina de segurança contra incêndios que abrange os sistemas de deteção, as vias de evacuação, as portas corta-fogo, a sinalização e o equipamento.
Leitura complementar
- Inspeções de conclusão e de entrega que resolvem, em vez de dar origem a discussõesOs registos de transferência definem quem paga o quê. A precisão e a abrangência total são o que lhes confere validade.
- O que transforma os dados de inspeção em provasO apego, a proveniência e a coerência são o que distingue um registo defensável de uma pasta de imagens.
- Do registo de inspeção ao relatório profissional em PDFO que é necessário para um relatório de inspeção útil — e o que deve permanecer no espaço de trabalho operacional.
Perguntas frequentes
- Quando devem ser realizadas as inspeções de construção?
- De acordo com a sequência de construção, em vez do calendário. Os trabalhos a realizar — instalações, isolamento, impermeabilização — têm de ser registados antes de serem ocultados, porque essa oportunidade não se repete.
- O que faz com que uma lista de falhas se mantenha válida?
- Cobertura completa de todas as áreas abrangidas, descrições suficientemente específicas para permitir a fixação de um preço sem necessidade de visita ao local e fotografias datadas anexadas a cada item. A cobertura é o que mais importa: é o que dá sentido à expressão «sem defeitos registados».
- Ambas as partes devem estar presentes na inspeção de entrega?
- Sempre que possível. Um registo elaborado em conjunto no local tem mais peso do que um registo elaborado posteriormente e distribuído para aprovação, porque as divergências vêm à tona enquanto as provas ainda estão visíveis para todos.
- Como é que os relatórios são partilhados com os clientes e subcontratados?
- As inspeções concluídas geram um relatório em PDF, e é possível partilhar uma ligação para o relatório público na Web com os clientes e as partes interessadas — o que é útil quando o leitor está fora da organização e não precisa de ter uma conta.
