Software voor woninginspecties met betrekking tot de staat van de woning, vocht en schimmel, en leegstandwerkzaamheden

Inventarisaties van de voorraadstatus en de planning die daaruit voortvloeit

Een inventarisatie van de staat van het vastgoed is niet in de eerste plaats een inspectierapport — het vormt de basis voor een investeringsplan voor de komende dertig jaar. De leeftijd, de staat en de verwachte vervangingsdata van onderdelen zijn bepalend voor de begrotingen voor daken, keukens, badkamers, cv-ketels en ramen in de gehele vastgoedportefeuille. Fouten blijven niet beperkt tot een lokaal niveau; ze hebben gevolgen voor de kapitaalplanning.

De eis die hieruit voortvloeit, is ongebruikelijk voor dit soort inspecties: de gegevens moeten vergelijkbaar zijn tussen objecten die met een tussenpoos van jaren zijn geïnspecteerd door mensen die elkaar nooit hebben ontmoet. Dat is alleen haalbaar als de classificatie van de onderdelen en de beoordeling van de staat in het sjabloon vastliggen en niet worden overgelaten aan het oordeel van de inspecteur op de dag zelf.

• ✓Stel de lijst met onderdelen en de beoordelingsschaal vast voordat het programma van start gaat
• ✓Noteer de leeftijd van de onderdelen en de waargenomen staat als afzonderlijke waarden
• ✓Maak van elk beoordeeld onderdeel een foto, zodat de beoordeling later kan worden gecontroleerd
• ✓Zorg ervoor dat de vragenlijst in alle enquêtecycli consistent blijft, zodat trends duidelijk zichtbaar blijven

Bij vocht- en schimmelinspecties is een beschrijving nodig, geen bijvoeglijke naamwoorden

Vocht en schimmel zijn in verschillende rechtsgebieden niet langer louter een onderhoudskwestie, maar een onderwerp dat veel aandacht krijgt van regelgevende instanties en het publiek. In de praktijk betekent dit voor inspecties dat een aantekening als „wat schimmel in de badkamer” niet langer volstaat — in het rapport moeten de omvang, de locatie, het oppervlak, de vermoedelijke oorzaak en het gegeven advies worden vermeld.

De oorzaak is van belang omdat de oplossing en de verantwoordelijkheid verschillen. Condens op een koude buitenmuur, een defecte afzuigventilator, een doorlatend lek en opstijgend vocht zien er op het eerste gezicht hetzelfde uit, maar vereisen totaal verschillende maatregelen. Een inspectie waarbij alleen de uiterlijke kenmerken worden vastgelegd zonder te proberen het onderliggende mechanisme te achterhalen, zorgt ervoor dat de volgende persoon weer helemaal opnieuw moet beginnen.

• ✓Noteer de aangetaste oppervlakken en de geschatte omvang, in plaats van een algemene indruk te geven
• ✓Noteer of er ventilatie aanwezig was en of deze op het moment van het bezoek werkte
• ✓Maak onderscheid tussen de waargenomen toestand en de vermoedelijke oorzaak, en geef beide als zodanig aan
• ✓Noteer wat de bewoner heeft gemeld en welk advies hij/zij heeft gekregen

Nulinspecties en de doorlooptijd

De leegstand wordt gemeten in dagen, en elke dag dat een pand leegstaat, brengt kosten met zich mee. De inspectie bij het begin van de leegstand bepaalt het werkschema, dus een onvolledige of onduidelijke leegstandinspectie leidt ofwel tot een tweede bezoek, ofwel tot een werkopdracht die onjuist blijkt te zijn zodra de aannemer arriveert.

Bij leegstaande panden loont het meer dan bij de meeste andere panden om de inspectie ter plaatse uit te voeren in plaats van achteraf een rapport op te stellen, omdat het pand leeg en toegankelijk is en zich niet nogmaals in die toestand zal bevinden. Als er iets over het hoofd wordt gezien, moet er opnieuw een bezoek worden gebracht.

Samenhang tussen interne teams en externe medewerkers

Woningaanbieders voeren inspecties zelden volledig in eigen beheer uit. Wanneer aannemers samen met vaste medewerkers inspecties uitvoeren, bestaat het risico dat er twee verschillende normen worden gehanteerd voor één dataset — en die afwijkingen zijn meestal pas zichtbaar als iemand de resultaten probeert te analyseren.

Herbruikbare sjablonen vormen de basis om voor beide dezelfde standaard toe te passen. Via het webbeheerdashboard van MeetInspect worden inspecties en de structuur daarvan beheerd, terwijl de iOS-app door inspecteurs ter plaatse wordt gebruikt, zodat iedereen die het werk uitvoert dezelfde vastgestelde workflow volgt.

Inspectie van bewoonde woningen

Het inspecteren van een bewoonde woning is net zozeer een sociale interactie als een technische aangelegenheid. Een inspecteur die zich aan een onduidelijke checklist houdt, zich verontschuldigt voor de vertraging en foto’s maakt zonder uit te leggen waarom, levert een slechter rapport en een slechtere ervaring op dan iemand die zelfverzekerd door een gebouw loopt dat hij goed kent.

De tijd ter plaatse is ook op andere manieren beperkt dan bij andere inspectiewerkzaamheden het geval is — een afspraaktijdvak, een bewoner die weg moet, slapende kinderen. Een workflow die ervoor zorgt dat de inspecteur in beweging blijft, is hier om meer dan alleen efficiëntieredenen van belang. De Inspection Runner van MeetInspect is ontworpen om inspectieworkflows efficiënt af te ronden onder reële werkomstandigheden, met fotoregistratie geïntegreerd in de workflow en offline ondersteuning voor panden waar het signaal slecht is.