Every inspection produces data. Comparatively few produce evidence, and the difference only becomes visible when somebody disputes the record.
Three properties do most of the work: what the material documents, when and by whom it was captured, and whether coverage was consistent.
01
Pielikums: ko šis dokuments ietver?
Lai attēls, kas saglabāts saistībā ar pārbaudi, būtu noderīgs, kādam ir jāatceras, kas tajā redzams. Savukārt attēls, kas pievienots konkrētajai pārbaudei, kuras ietvaros tas bija nepieciešams, šādas atcerēšanās neprasa.
Datu pievienošana ir jāveic jau datu ieguves brīdī. Tās atjaunošana birojā ir lēna, pakļauta kļūdām un ir pirmais uzdevums, no kura atsakās, ja darba diena ieilgst.
02
Izcelsme: kad un kurš to izgatavojis?
Ieraksts bez datuma un autora ir apgalvojums. Laikmetīgums bieži vien ir pārbaudes protokola vispārliecinošākā īpašība, un to var noteikt tikai tad, ja protokols ir sastādīts tajā pašā brīdī.
- Fotografējiet apmeklējuma laikā, nevis pēc tam
- Ierakstā saglabāt inspektora identitāti
- Saglabājiet oriģinālos pierādījumus, nevis tikai kopsavilkumu
- Izvairieties no uzņemtā materiāla rediģēšanas pēc tam, kad tas jau ir uzņemts
03
Konsekvence: ko nozīmē klusēšana?
Ja dokumentācijā visas jomas ir aptvertas vienādi, tad reģistrēta defekta neesamība ir nozīmīga. Ja aptvērums ir atšķirīgs, klusēšana neko nepierāda — un pretinieks to arī norādīs.
Tādējādi konsekventa pārklājība nav rūpība pati par sevi. Tieši tā piešķir negatīvajiem secinājumiem pierādījuma spēku.
