Every inspection produces data. Comparatively few produce evidence, and the difference only becomes visible when somebody disputes the record.
Three properties do most of the work: what the material documents, when and by whom it was captured, and whether coverage was consistent.
01
Pièce jointe : à quoi sert ce document ?
Une image enregistrée en lien avec un contrôle nécessite que quelqu'un se souvienne de ce qu'elle représente. Ce n'est pas le cas d'une image jointe au contrôle spécifique qui l'a rendue nécessaire.
La numérisation doit être effectuée au moment de la saisie. La reconstituer au bureau est un processus lent, source d'erreurs, et c'est la première tâche qui est abandonnée lorsque la journée s'éternise.
02
Provenance : quand et par qui ?
Un procès-verbal dépourvu de date et d'auteur est une simple affirmation. La contemporanéité est souvent la caractéristique la plus convaincante d'un procès-verbal d'inspection, et elle n'est valable que si celui-ci a été rédigé au moment des faits.
- Prenez des photos pendant la visite, pas après
- Conserver l'identité de l'inspecteur dans l'enregistrement
- Conservez les pièces justificatives originales, et pas seulement un résumé.
- Évitez de modifier les séquences filmées a posteriori
03
Cohérence : que signifie le silence ?
Si un dossier couvre tous les domaines selon les mêmes critères, l'absence de défaut consigné revêt une importance particulière. Si la couverture varie, le silence ne prouve rien — et la partie adverse ne manquera pas de le faire valoir.
Une couverture cohérente n'est donc pas une question d'exhaustivité en soi. C'est ce qui confère aux résultats négatifs leur valeur probante.
