Otsuse tegemist toetavad seisukorra uuringud
Seisukorra uuringu eesmärk on aidata langetada otsust: mida kohe parandada, milleks eelarvet eraldada, mida üürnikult sisse nõuda ja millega leppida. Uuring, mis kirjeldab seisukorda, kuid ei toeta seda otsust, on vaid andmete kogumine, mis ei loo mingit väärtust.
Selle praktiline tagajärg on see, et rikkumise tõsidust ja asukohta tuleb esitada struktureeritud vastustena, mitte peita neid proosas. „Teisel korrusel on mitu plekkiga laepaneeli“ on lause. Kindla ala kohta tehtud registreeritud tähelepanek, millele on lisatud rikkumise tõsidus ja foto, on midagi, mida varahaldur saab sorteerida, hinnata ja määrata.
- Määrake piirkonnad ja varad kindlaks enne uuringut, mitte kirjeldage neid vabalt
- Kasutage kindlat raskusastme skaalat, et uuringu läbiviijate tulemused oleksid omavahel võrreldavad
- Eraldage tähelepanek soovitustest, et mõlemat saaks läbi vaadata
- Lisage tõendid selle konkreetse valdkonna või vara juurde, mida need puudutavad
Ohutusringkäigud peavad olema korratavad, mitte põhjalikud
Ohutusringkäik on väärtuslik, kuna see toimub iga kord ühtmoodi. Põhjalik, kuid improviseeritud ringkäik on vähem väärt kui tagasihoidlik kontrollnimekiri, mida täidetakse igal nädalal ühtmoodi, sest ainult viimane annab tõendi selle kohta, et rutiini on järgitud.
Just siin on täitmise reeglid olulisemad kui enamikus kontrollitöödes. Ohutusküsitlus, milles on valikulised küsimused, muutub ohutusküsitluseks, millest on küsimusi vahele jäetud, ning need lüngad jäävad valmis dokumendis märkamatuks, kui struktuur neid esile ei too.
Üleandmised ja vaidlusaluse seisukorra kulud
Üleandmiskontrollid – üürileandja ja üürniku, töövõtja ja tellija ning lahkuva ja uue kasutaja vahel – toovad kaasa otseseid rahalisi tagajärgi. Üleandmise ajal registreeritud seisukord määrab, kes mille eest maksab, ning seda protokolli uuritakse just seetõttu, et keegi seda vaidlustab.
Seega on tõendamisnõuded kõrgemad kui rutiinse töö puhul: dokumendid peavad olema dateeritud, konkreetsed, seostatavad ja piisavalt täielikud, nii et puuduse puudumine dokumendis oleks usutav tõend selle kohta, et puudust ei olnudki. Viimane omadus saavutatakse vaid järjepideva dokumenteerimisega. Dokument, milles mõned valdkonnad on põhjalikult kajastatud, teised aga üldse mitte, ei anna vahelejäänud valdkondade kohta peaaegu mingit teavet.
Mitmes asukohas toimuvate kontrollide koordineerimine
Mitmes asukohas toimuv äritegevus toob kaasa probleeme, mida ühe kinnisvaraobjekti puhul ei esine: millised objektid on käesoleval kvartalil üle vaadatud, milliste puhul on tähtaeg möödas, kas kaks inspektorit rakendavad ühtseid standardeid ning kuidas vaadata kogu portfelli tervikuna, mitte viiekümmet eraldi dokumenti.
MeetInspect pakub platvormi halduspoolsena veebipõhist halduspaneeli, kus luuakse ja hallatakse inspekteerimisi, ning iOS-rakendust, mida inspektorid kasutavad välitöödel. Korduvkasutatavate mallide abil rakendatakse standardit kõikides objektides, selle asemel et seda igale inspektorile uuesti selgitada.
Tingimused äriehitistes
Tehnilised ruumid, keldrid, liftishaftid, tehnilised torustikud ja terasraamkonstruktsiooniga hooned on just need kohad, kus ühendus katkeb ja kus kontrollimist on kõige ebamugavam läbi viia. Kaubandusinspektorid töötavad ka kindad käes, halva valgustuse tingimustes, kõrgustes ja redelitel – tingimustes, kus tülikas andmete sisestamine ei ole mitte ainult tüütu, vaid ka põhjus, miks andmeid üldse ei registreerita.
MeetInspecti rakendus „Inspection Runner“ on loodud kontrollitöövoogude läbiviimiseks tegelikes töötingimustes, kusjuures fotode tegemine on integreeritud töövoogusse ja rakendus toetab ka offline-režiimi, nii et kontrollkäik saab jätkuda ka siis, kui signaali pole.
Selle töö jaoks mõeldud tasuta kontrollnimekirjad
- Puuduste nimekirja mallÜleandmise puuduste nimekiri, mis on koostatud nii, et iga punkti puhul saab määrata hinna ja koostada ajakava ilma, et keegi peaks kinnisvara uuesti külastama.
- Tuleturvalisuse kontrolli kontrollnimekiriRutiinne tuleohutuse ülevaatus, mis hõlmab tulekahjuandureid, evakuatsiooniteid, tulekindlaid uksi, märgistust ja varustust.
Lisalugemist
- Puuduste tuvastamine ja üleandmiskontrollid, mis aitavad vaidlusi lahendada, mitte tekitadaÜleandmisprotokollid määravad kindlaks, kes mille eest maksab. Nende usaldusväärsuse tagavad täpsus ja kõikehõlmavus.
- Ühe kontrollistandardi rakendamine paljudes tegevuskohtadesMitmes kohas töötamise raskus ei seisne töö mahus. Raskus seisneb selles, et standardit tuleb hoida ühtlasena, kui keegi ei saa seda otseselt jälgida.
- Kontrolliprotokollist professionaalse PDF-aruandeniMida peab sisaldama kasulik kontrolliaruanne – ja mis peaks jääma töökeskkonda.
Korduma kippuvad küsimused
- Mis on ärilise seisukorra hindamine?
- Ärikinnisvara või -üksuse füüsilise seisukorra struktureeritud ülevaade, mis koostatakse remondi-, eelarve-, vastutus- või vastuvõtmisotsuste tegemiseks. See hõlmab tavaliselt kindlaksmääratud alasid ja varasid, kajastab seisukorra raskusastet ühtselt ning toetab iga tähelepanekut kuupäevaga varustatud tõendusmaterjaliga.
- Kui tihti tuleks läbi viia ettevõtte turvakontrollkäike?
- Kontrollide sagedus sõltub pigem hoonest, selle kasutusotstarbest ja kehtivatest õigusaktidest kui tarkvarast. Kontrollivahendid võimaldavad küll tagada, et iga kontrollvoor oleks eelmisega identne, nii et valminud protokollid näitavad pigem, et järgiti kindlat protseduuri, mitte seda, et kontrollkäik toimus.
- Kuidas tagada, et mitu mõõtjat järgiksid üht ja sama standardit?
- Seda saab saavutada pigem struktuuri kindlaksmääramisega kui üksikisikutele juhiste andmisega. Korduvkasutatav mall, milles on määratletud valdkonnad, küsimused, tõsiduse skaala ja nõutavad tõendid, kõrvaldab suurema osa inimestevahelistest erinevustest. Täidetud kontrollide läbivaatamine selle struktuuri alusel aitab tuvastada ülejäänud erinevused.
- Mis põhjustab üleandmisinspektsiooni viibimise, kui selle tulemused on vaidlustatud?
- Ühtlane kajastamine, konkreetne kirjeldus, asjaomasele esemele lisatud kuupäevaga tõendid ning selge märge selle kohta, kes ja millal kontrollis. Kõige olulisem on täielik kajastamine: just see muudab puuduse puudumise protokollis tähenduslikuks, mitte lihtsalt registreerimata jäänuks.
- Kas kontrollimisi on võimalik läbi viia tehnilistes ruumides ja keldrites, kus puudub signaal?
- MeetInspect toetab kontrollimist ka võrguühenduseta, nii et töö jätkub ka seal, kus võrguühendus puudub või on ebausaldusväärne, ning andmed sünkroniseeritakse kohe, kui seadmega taastub ühendus. See on pigem tavaline olukord ärihoonete hoolduspiirkondades kui erandjuhtum.
