Praktische Unterstützung für eine kontrollierte Einführung von MeetInspect

Beginnen Sie mit einer Inspektionsart, und zwar vollständig

Der häufigste Fehler bei der Implementierung ist, die Breite vor der Tiefe zu priorisieren: Man konfiguriert alle Prüfarten auf einmal, ohne eine davon richtig einzurichten, und nimmt dann ein System in Betrieb, dem niemand vertraut. Wenn man eine einzelne Prüfart vom Entwurf über die Datenerfassung vor Ort bis hin zum fertigen Bericht durchführt, werden die tatsächlichen Probleme sichtbar, solange deren Behebung noch kostengünstig ist.

Ein vollständiger Arbeitsablauf liefert auch Stoff für Diskussionen. Abstrakte Diskussionen darüber, wie Vorlagen strukturiert sein sollten, kommen viel schneller zum Abschluss, sobald ein konkreter Bericht vorliegt, den jemand aus einem bestimmten Grund ablehnt.

• ✓Wählen Sie zunächst die Prüfart mit dem höchsten Volumen aus
• ✓Führen Sie den gesamten Prozess durch, einschließlich des Berichts, bevor Sie weitere Konfigurationen vornehmen.
• ✓Führen Sie eine echte Besichtigung vor Ort durch, anstatt sich auf eine Testaufzeichnung zu verlassen.
• ✓Passen Sie die Vorlage entsprechend den im Feld angezeigten Daten an und erweitern Sie sie anschließend.

Migration einer bestehenden Checkliste

Die meisten Organisationen bringen eine bereits etablierte Checkliste in Papierform oder als Tabellenkalkulation mit, und der erste Impuls ist, diese exakt zu übernehmen. Das ist in der Regel in einer bestimmten Hinsicht ein Fehler: In Checklisten auf Papier sammeln sich Fragen an, die seit Jahren niemand mehr sinnvoll beantwortet hat, da die Kosten, die dadurch entstehen, dass sie einfach auf dem Papier stehen bleiben, nicht sichtbar sind.

Die Migration ist der ideale Zeitpunkt, um sie zu entfernen. Jede Frage sollte anhand eines einfachen Kriteriums geprüft werden – welche Entscheidung ändert sich aufgrund dieser Antwort? – und Fragen, die dieses Kriterium nicht erfüllen, lassen sich kostengünstiger löschen, als sie bei jeder zukünftigen Überprüfung erneut zu berücksichtigen.

Die Menschen darauf vorbereiten, die es nutzen werden

Die Akzeptanz in der Praxis hängt weniger von der Schulung ab als vielmehr davon, ob der Arbeitsablauf vor Ort auf dem Grundstück Sinn ergibt. Inspektoren, die verstehen, warum eine Frage gestellt wird, beantworten sie korrekt; diejenigen, die dies nicht verstehen, suchen sich den schnellsten Weg, um sie zu umgehen – was eine rationale Reaktion auf eine unerklärte Anforderung ist.

Am sinnvollsten ist es in der Regel, wenn die Personen, die die Inspektionen durchführen werden, die Vorlage vor ihrer Veröffentlichung durchsehen. Sie werden dabei Probleme bei der Reihenfolge und mehrdeutige Formulierungen erkennen, die niemand im Büro bemerken würde.