Software für Inspektionen im Gastgewerbe zur Überprüfung der Zimmerqualität und der Einhaltung von Markenstandards

Qualitätskontrollen der Räume innerhalb der tatsächlich zur Verfügung stehenden Zeit

Eine Zimmerkontrolle findet zwischen einer Abreise und einer Ankunft statt. Die damit beauftragte Person ist oft ein Vorgesetzter mit weiteren Aufgaben, der unter Zeitdruck nacheinander mehrere Zimmer abarbeitet. Jeder Inspektionsprozess, der pro Zimmer nennenswerten Zeitaufwand verursacht, wird entweder ganz aufgegeben oder unsachgemäß durchgeführt; und eine Checkliste, die ohne hinzuschauen abgehakt wird, ist schlimmer als gar keine Checkliste, da sie den Anschein einer Inspektion erweckt, die gar nicht stattgefunden hat.

Dies spricht für kurze, gut strukturierte Kontrollen, die dem physischen Weg durch den Raum folgen, anstatt für umfassende, nach Kategorien gegliederte Checklisten. Eine Struktur, die dem Weg entspricht, sorgt dafür, dass der Inspektor in Bewegung bleibt.

• ✓Ordne die Fragen so an, dass sie dem tatsächlichen Weg durch den Raum entsprechen
• ✓Fotos sind nur dann erforderlich, wenn ein Mangel festgestellt wurde, nicht jedoch für jeden einzelnen Artikel.
• ✓Halten Sie die Routinekontrollen kurz und legen Sie den Schwerpunkt auf regelmäßige, gründliche Prüfungen
• ✓Stellen Sie sicher, dass der Abschlussstatus eindeutig ist, damit Teilprüfungen sichtbar sind

Audits zur Einhaltung von Markenstandards und die Bedeutung der Vergleichbarkeit

Ein Audit zur Überprüfung der Markenstandards ist nur dann sinnvoll, wenn eine bestimmte Punktzahl bei einem Kriterium dasselbe bedeutet wie dieselbe Punktzahl bei einem anderen Kriterium. Das ist schwieriger zu gewährleisten, als es klingt: Zwei Auditoren, die denselben Standard lesen, werden zu unterschiedlichen Ergebnissen kommen, es sei denn, die Fragen sind so konkret formuliert, dass Interpretationsspielraum ausgeschlossen ist.

Am effektivsten ist es in der Regel, wertende Fragen durch beobachtbare Fragen zu ersetzen. „Ist die Lobby ansprechend gestaltet?“ lädt zu Meinungsverschiedenheiten ein. „Funktionieren alle Leuchten in der Lobby?“ hingegen nicht. Eine solche Konkretheit erfordert zwar mehr Fragen, führt aber zu Ergebnissen, die einem Vergleich zwischen verschiedenen Standorten standhalten.

Betrieb an mehreren Standorten und in mehreren Schichten

Die Überprüfung der Gastfreundschaft ist konzeptionell auf verschiedene Schichten und Standorte verteilt. Die Kontrollen werden von den jeweils diensthabenden Mitarbeitern durchgeführt, was bedeutet, dass der Arbeitsablauf auch für Personen nutzbar sein muss, die diese Aufgabe nur gelegentlich und nicht täglich übernehmen, ohne dass eine Schulung erforderlich ist, die von einer Kontinuität des Personals ausgeht.

Die zentrale Übersicht ist die andere Seite des Problems. Ein Team muss erkennen können, bei welchen Objekten die Prüfungen abgeschlossen sind und wo sich wiederkehrende Mängel häufen. Das Web-Verwaltungs-Dashboard von MeetInspect ist der Verwaltungsbereich der Plattform, in dem die in der iOS-App durchgeführten Inspektionen angelegt und verwaltet werden.

Aus Fehlern etwas machen, das behoben wird

Eine Raumbegehung, bei der ein Mangel festgehalten wird und die dann beendet wird, verlagert das Problem vom Raum in ein Dokument. Der Nutzen zeigt sich erst, wenn der Befund mit ausreichenden Details an die Instandhaltung weitergeleitet wird, um Maßnahmen zu ergreifen – welcher Raum, welche Armatur, was ist defekt – sowie mit einem Foto, sodass niemand mehr vor der Planung der Arbeiten vor Ort nachsehen muss.

Möglich wird dies durch die Verknüpfung der Belege mit der jeweiligen Prüfung, bei der sie erstellt wurden. MeetInspect speichert Fotos direkt im „Inspection Runner“, sodass ein Bild dem dokumentierten Objekt zugeordnet ist und nicht in einem undifferenzierten Kameraroll landet.

Vernetzung in Hotelgebäuden

Hotels sind häufig ungünstige Umgebungen für den Funkempfang: dicke Fußböden, lange Flure, Kellerräume, Servicebereiche hinter den Kulissen und Aufzugslobbys. Das WLAN für Gäste ist für die Geräte der Mitarbeiter oft nicht verfügbar, und die Netzabdeckung für das Personal kann gerade in den Bereichen lückenhaft sein, die überprüft werden müssen.

MeetInspect bietet Unterstützung für Offline-Inspektionen, sodass eine Überprüfung in jedem Fall abgeschlossen wird und die Synchronisierung erfolgt, sobald das Gerät wieder eine Verbindung herstellt – was im Gastgewerbe in der Regel bedeutet, dass dies geschieht, wenn der Inspektor in den Servicebereich zurückkehrt, und nicht erst am Ende des Tages.