Opsætning af arbejdsområdet

Den person, der opretter arbejdsområdet, bliver den faktureringsansvarlige og en aktiv administrator. Under Indstillinger → Generelt skal du bekræfte organisationens navn, land og tidszone. Disse indstillinger har indflydelse på planlægning, rapportdatoer og kommunikation vedrørende tjenesten.

Brug filialer til at adskille lokationer eller driftshold. Tildel medlemmerne kun de filialer, de har brug for, og test adgangen med en konto uden administratorrettigheder, inden du importerer produktionsdata.

Indstil terminologi, rapportens branding, standardindstillinger for e-mails og en startskabelon, inden du inviterer resten af teamet. Ensartede standardindstillinger mindsker behovet for rettelser under de første inspektioner i praksis.

Terminologiindstillingerne bestemmer, hvordan brugergrænsefladen og rapporterne benævner forskellige ting. Ved at tilpasse dem til det sprog, som din organisation allerede bruger, mindskes besværet for inspektørerne, og rapporterne fremstår mere naturlige for kunder, der aldrig ser softwaren.

Det er en god idé at indstille standardindstillingerne for rapporter — branding, e-mail-indstillinger og mønsteret for rapportfilnavne — inden den første inspektion i drift, da eksisterende rapporter beholder de indstillinger, der var gældende, da de blev genereret.

Afdelinger adskiller forskellige lokationer eller driftshold inden for et arbejdsområde. Det er nemmere at indføre dem ved oprettelsen end at eftermontere dem, når der allerede findes inspektioner, skabeloner og opgaver på tværs af et udifferentieret arbejdsområde.

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt du har brug for dem, kan du teste det ved at spørge dig selv, om to grupper af medarbejdere bør være ude af stand til at se hinandens daglige arbejde. Hvis svaret er nej, er en enkelt afdeling enklere og nemmere at administrere.

Der er tre fejl, der forekommer så ofte, at det er værd at nævne dem: at invitere teamet, før der findes skabeloner, at tildele administratorrettigheder som standard og at udskyde konfigurationen af rapporterne, indtil den første rapport til kunderne allerede er sendt ud.

Alle tre problemer kan løses, men det koster mere at udbedre dem end at undgå dem. Test adgangen med en konto uden administratorrettigheder, inden du importerer produktionsdata — det afslører tilladelsesproblemer, mens de stadig kun er teoretiske.