Inspektionsskabeloner

Start med det resultat, som rapporten skal underbygge. Tilføj rum eller afsnit i den rækkefølge, som en inspektør gennemgår ejendommen, brug korte betegnelser for de enkelte punkter, forklar valgene i bedømmelsen, og kræv kun fotografier, hvor der er behov for dokumentation.

Udfør en testgennemgang, inden du offentliggør rapporten. Kontroller betingede punkter, påkrævet dokumentation, underskrifter og rapportens rækkefølge både i iOS-appen og i den genererede PDF-fil.

Undgå større ændringer af skabeloner, mens inspektionerne er i gang. Offentliggør ændringerne mellem vagterne, og informer feltteamet om, hvad der er ændret, inden den næste opgave påbegyndes.

Inddel afsnit og punkter i den rækkefølge, som en inspektør fysisk bevæger sig gennem ejendommen, ikke som kontoret kategoriserer dem. Når de to rækkefølger ikke stemmer overens, er inspektørerne enten nødt til at vende om eller udføre opgaverne i forkert rækkefølge og afstemme dem bagefter — begge dele koster tid og medfører fejl.

Selve rækkefølgen fungerer også som en hukommelseshjælp, hvilket mindsker antallet af udeladelser uden at skabe yderligere spørgsmål.

Kravet om et fotografi for hver enkelt vare medfører langvarige kontrolprocedurer og, med tiden, uredelige resultater. Hvis der ikke stilles noget krav herom, resulterer det i dokumentation, der ikke kan forsvares, når den bliver anfægtet.

Kræv dokumentation, når svaret har konsekvenser: mangler, undtagelser og alt, hvad der vil medføre omkostninger eller blive anfægtet. Varer, der er i orden og ikke giver anledning til bemærkninger, behøver sjældent et foto for at fremstå troværdige.

Undgå større ændringer, mens inspektionerne er i gang. Offentliggør ændringerne mellem vagterne, og informer feltteamet om, hvad der er ændret, inden den næste opgave påbegyndes, så der ikke opstår uventede overraskelser på ejendommen.

Husk, at enhver ændring gør det umuligt at sammenligne med poster, der er registreret i henhold til den tidligere struktur. Ved at samle ændringerne i batcher og tidsindstille dem til en cyklusgrænse bevares muligheden for at aflæse resultaterne over tid.