Brugere og roller

Faktureringsindehaveren administrerer abonnementet, skatteoplysningerne, sletning af arbejdsområdet og overdragelse af ejerskabet. Et arbejdsområde skal altid have en aktiv administrator, der kan administrere adgangen.

Administratorer administrerer indstillinger, skabeloner, medlemmer og driftsopgaver. Inspektører arbejder på opgaver og indsamler bevismateriale. Læsere har skrivebeskyttet adgang. En invitation gør aldrig et medlem automatisk til den faktureringsansvarlige.

Brug en aktuel arbejds-e-mailadresse, tildel den rolle med færrest rettigheder, der passer til opgaven, og fjern adgangen straks, når en person ikke længere har brug for arbejdsområdet.

Tildel den rolle med færrest rettigheder, der giver personen mulighed for at udføre sit arbejde. Inspektører skal udføre de opgaver, de får tildelt, og indsamle bevismateriale; de har sjældent brug for at ændre skabeloner. Tilhørere omfatter revisorer, kunder og ledere, der læser dokumenter, men ikke må ændre dem.

Administratorrettigheder bør tildeles med omtanke og i begrænset omfang. Hver eneste ekstra administrator øger risikoen for, at en uanmeldt ændring af en skabelon påvirker de inspektioner, der allerede er i gang.

Adgangen har en tendens til at vare længere end det ansættelsesforhold, der begrundede den, især for underleverandører og vikarer. Ved regelmæssigt at gennemgå medlemskabet kan man opfange dette mere pålideligt end ved at stole på, at man husker at afslutte adgangen på det rette tidspunkt.

En kort kvartalsvis gennemgang af, hvem der varetager hvilke roller, er som regel tilstrækkeligt og kræver betydeligt mindre arbejde end at skulle undersøge på et senere tidspunkt, hvorfor en tidligere underleverandør stadig har adgang til inspektionsrapporterne.

Et arbejdsområde skal altid have en aktiv administrator, der kan administrere adgangen. Ejerskabet af faktureringskontoen er adskilt fra en almindelig invitation og overføres ikke automatisk, når en person udnævnes til administrator.

Inden en ejer forlader organisationen, skal ejerskabet overføres udtrykkeligt. Sletning af en konto ophæver et abonnement, der udelukkende ejes af den pågældende konto, så i tilfælde af et delt arbejdsområde skal overførslen først finde sted.