Genanvendelige skabeloner
Skabeloner fastlægger afsnittene, spørgsmålene, den krævede dokumentation og rækkefølgen i en inspektion. De udgør det redskab, der sikrer, at en organisations standarder når ud til alle inspektører, uden at man er afhængig af, at nogen husker et orienteringsmøde.
Deres anden funktion er sammenlignelighed. Da alle inspektioner, der oprettes ud fra en skabelon, stiller de samme spørgsmål i samme rækkefølge, kan de resulterende rapporter sammenlignes med hinanden — og det er netop det, der forvandler en bunke af afsluttede besøg til noget, som en organisation kan analysere.
Indsamling af bevismateriale, der sikrer sammenhængen
Fotografier, noter, strukturerede svar og underskrifter udgør kun bevismateriale, hvis de forbliver knyttet til det, de dokumenterer. MeetInspect tager billeder direkte i Inspection Runner, så et billede hører til den specifikke kontrol, der krævede det, på det tidspunkt, hvor det blev taget, i stedet for at ende i et uoverskueligt galleri.
Det er netop denne sammenhæng, der gør, at en optegnelse kan fortolkes et år senere – hvilket som regel er det tidspunkt, hvor der er brug for dokumentation til en undersøgelse.
- ✓Strukturerede svar sammen med noter i fritekst
- ✓Fotografier, der var vedlagt den check, som krævede dem
- ✓Underskrifter, der er registreret i forbindelse med den pågældende dokument, der underskrives
- ✓Bevismateriale, der opbevares, mens inspektøren gennemgår arbejdsgangen
Offline-indsamling i felten
Offline-understøttelse er nødvendig, fordi inspektioner foregår i kældre, teknikrum, ejendomme i landdistrikter og bygninger med stålkonstruktion. MeetInspect indeholder en offline-inspektionsfunktion, der gør det muligt at fortsætte arbejdet, når der ikke er internetforbindelse, eller når forbindelsen er ustabil, og synkroniserer dataene, så snart enheden igen har forbindelse.
Den praktiske konsekvens, man bør være opmærksom på, er, at indsamlede, men endnu ikke synkroniserede opgaver kun findes på enheden. Feltmedarbejderne bør kunne se synkroniseringsstatus og bør lade de ventende opgaver blive uploadet, før de logger ud.
Gennemgang og rapportering
Gennemgangen er det tidspunkt, hvor manglende dokumentation og ufuldstændige svar opdages, mens det stadig er billigt at rette dem. Når rapporten først er udarbejdet, er det eneste middel mod en mangel et nyt besøg.
MeetInspect genererer PDF-rapporter ud fra den færdiggjorte inspektionsrapport. Da rapporten gengiver rapporten i sin helhed i stedet for blot at gentage den, kan der ikke opstå uoverensstemmelser mellem det dokument, der cirkuleres, og de data, der opbevares.
Ofte stillede spørgsmål
- Hvad omfatter en inspektionsskabelon?
- Afsnittene, spørgsmålene, de krævede beviser og rækkefølgen ved en inspektion. Det er sådan, at én organisatorisk standard gælder for alle inspektører, og derfor kan de dokumenter, der udarbejdes på baggrund heraf, sammenlignes med hinanden.
- Hvordan sikres det, at fotografiske beviser forbliver anvendelige?
- Ved at knytte hvert enkelt fotografi til den kontrol, der krævede det på det tidspunkt, hvor billedet blev taget, i stedet for at samle billederne i forbindelse med inspektionen som helhed. Det er netop det, der sikrer, at dokumentationen forbliver forståelig længe efter besøget.
- Hvad sker der med inspektionsarbejde, der registreres offline?
- Den gemmes på enheden og synkroniseres til arbejdsområdet, så snart der igen er forbindelse. Indtil da findes arbejdet kun ét sted, og derfor bør man sørge for, at igangværende uploads er afsluttet, før man logger ud.
