A handover inspection marks a transfer of responsibility. Its value is proportional to how precisely it defines the boundary, because that is the line disputes are argued along.
Vague handover records do not remove risk. They defer it to the point where resolving it is most expensive.
01
Il punto è proprio la copertura completa
Un elenco dei difetti che documenta alcune aree in modo esaustivo e ne tralascia altre non dice quasi nulla sulle aree tralasciate. Il valore probatorio della dicitura “nessun difetto rilevato” dipende interamente dal fatto che l’area sia stata effettivamente ispezionata o meno.
Registrare che un’area è stata ispezionata e ritenuta soddisfacente non è quindi superfluo. È proprio questo che conferisce significato all’assenza di un difetto.
- Registrare esplicitamente che il controllo è stato effettuato e che il risultato è soddisfacente
- Coprite ogni area, comprese quelle poco interessanti
- Indicare la data e attribuire i dati a tutto il documento
- Fotografare i difetti nel momento stesso in cui vengono individuati
02
Descrivi i difetti in modo che l'appaltatore possa stabilirne il costo
Se viene segnalato un problema del tipo “danni alla porta”, viene effettuato un sopralluogo prima ancora di formulare un preventivo. Quale porta, di che tipo di danno si tratta, qual è l’entità del danno: questi dettagli possono essere raccolti gratuitamente sul posto, ma ricostruirli in un secondo momento comporta costi elevati.
03
Ove possibile, effettuare l'ispezione insieme
Un verbale redatto congiuntamente, presso la sede, in presenza di entrambe le parti, ha un peso di gran lunga maggiore rispetto a uno redatto in un secondo momento e diffuso per ottenere l’approvazione. Le divergenze emergono mentre le prove sono ancora sotto gli occhi di tutti.
04
Indicare la chiusura del tracciato separatamente dalla conclusione
Tenere separati il problema riscontrato e la relativa soluzione in registrazioni distinte significa che la chiusura del lavoro non comporta la cancellazione dell’osservazione. La cronologia di ciò che è stato riscontrato al momento del passaggio di consegne rimane consultabile, il che è esattamente ciò di cui si ha bisogno in caso di controversie successive.
