The report is the client-facing expression of the inspection record. It should be easy to navigate, clear about outcomes and specific about the evidence behind them.
01
Dizajn pre čitateľa
Správca nehnuteľnosti, dodávateľ a nájomca môžu čítať tú istú správu z rôznych dôvodov. Začnite kontextom inšpekcie a zhrnutím, potom pokračujte podrobnými údajmi v prehľadnej štruktúre.
02
Zachovať neporušenú vysledovateľnosť
Každá poznámka, obrázok, podpis a úkon v správe by mali pochádzať z potvrdeného záznamu o kontrole. Ručné kopírovanie a vkladanie vedie k vzniku medzier, ktorým sa dá predísť.
- Určite typ nehnuteľnosti a typ prehliadky
- Zobraziť termíny a zodpovedné osoby
- Dôkazy uchovávajte vedľa príslušného výsledku
03
Oddelenie vykazovania od prevádzkových činností
V súbore PDF sú uvedené potvrdené údaje. Úlohy, interné stavy a prebiehajúce činnosti by mali zostať v pracovnom priestore, kde ich tímy môžu bezpečne aktualizovať.
04
Správa by mala zaznamenať skutočnosti, nie ich opakovať
Ak sa správa vypracúva oddelene od samotnej kontroly, existujú dve verzie pravdy, ktoré sa postupne rozchádzajú. Správa sa stáva dokumentom, ktorý čítajú všetci, zatiaľ čo pôvodný záznam sa s ňou postupne prestáva zhodovať.
Vytvorenie dokumentu na základe vyplneného záznamu túto možnosť úplne vylučuje. Znamená to tiež, že o kvalite správy rozhoduje predovšetkým šablóna: ak sa správa ťažko číta, príčinou je zvyčajne poradie sekcií alebo označenie položiek.
- Vytvorte to na základe záznamu, namiesto toho, aby ste ho prepisovali
- Najskôr skontrolujte poradie a označenie v šablóne
- Test s realistickým počtom fotografií
- Prečítajte si to z pohľadu niekoho, kto nebol na mieste
05
Písanie pre čitateľa, ktorý tam nebol
Vnútropodnikové skratky, ktoré sú pre inšpektora samozrejmé, sú pre klienta, dodávateľa alebo súdny tribunál často nepochopiteľné. Skratky, prezývky miestností a predpokladaný kontext – to všetko znižuje dôkaznú hodnotu inak úplného záznamu.
Kritériom je, či by osoba, ktorá nemá žiadne znalosti o danej nehnuteľnosti, mohla na základe každého zistenia konať bez toho, aby kládla otázky. Ak by to nebolo možné, zistenie si vyžaduje podrobnejšie informácie, a nie len viac slov.
