A handover inspection marks a transfer of responsibility. Its value is proportional to how precisely it defines the boundary, because that is the line disputes are argued along.
Vague handover records do not remove risk. They defer it to the point where resolving it is most expensive.
01
Ide o to, aby bolo pokrytie úplné
Zoznam nedostatkov, ktorý niektoré oblasti podrobne dokumentuje a iné vynecháva, o tých vynechaných oblastiach veľa nevypovedá. Dôkazná hodnota záznamu „nezaznamenaná žiadna vada“ závisí výlučne od toho, či bola daná oblasť vôbec skontrolovaná.
Zaznamenanie skutočnosti, že určitá oblasť bola skontrolovaná a bola uznaná za vyhovujúcu, preto nie je zbytočné. Práve to dáva absencii vady zmysel.
- Výslovne zaznamenať, že bola vykonaná kontrola a výsledok bol uspokojivý
- Pokryte všetky oblasti, vrátane tých nezaujímavých
- Uveďte dátum a označte celý záznam
- Zaznamenajte závady hneď, ako ich zistíte
02
Opíšte závady tak, aby dodávateľ mohol stanoviť ich cenu
Ak sa pri kontrole objaví poznámka „poškodenie dverí“, najskôr sa vykoná obhliadka na mieste a až potom sa vypracuje cenová ponuka. Ktoré dvere, aké poškodenie, aký rozsah – tieto podrobnosti je možné zaznamenať v danom momente bez ďalších nákladov, ale ich dodatočné zistenie je nákladné.
03
Ak je to možné, skontrolujte to spoločne
Záznam vyhotovený spoločne priamo na mieste za prítomnosti oboch strán má oveľa väčšiu váhu ako ten, ktorý bol zostavený dodatočne a rozoslaný na schválenie. Neshody sa vynárajú v čase, keď sú dôkazy ešte pred očami všetkých prítomných.
04
Uviesť uzavretie trate oddelene od zistenia
Ak sa závada a jej odstránenie vedú ako samostatné záznamy, znamená to, že uzavretie prác nevymazá túto poznámku. História zistení pri odovzdaní zostáva dostupná, čo je presne to, čo je potrebné v prípade neskoršieho sporu.
