A property inspection checklist is easy to write badly. Listing everything that could be examined produces a document that looks thorough, takes an hour to complete and answers no question anyone actually asks.
The checklists that survive contact with real inspection work are shorter, more specific and organised around what somebody will do with the answers.
01
Ta utgangspunkt i beslutningen, ikke eiendommen
Før du skriver et eneste spørsmål, må du fastslå hvilken beslutning inspeksjonen skal legge til grunn. Oppgjør ved leieforholdets utløp, et tall i investeringsplanen, en bekreftelse på at en rutine er fulgt – hvert av disse innebærer ulike spørsmål og et ulikt detaljnivå.
Spørsmål som ikke bidrar til å danne grunnlag for denne avgjørelsen, er ikke nøytrale. De forlenger hver fremtidig inspeksjon, svekker oppmerksomheten og blir til slutt besvart uten å bli undersøkt nærmere.
- Skriv avgjørelsen øverst i malen
- Sjekk hvert spørsmål opp mot dette
- Slett spørsmål som ikke endrer noe
- Godta at ulike inspeksjonstyper krever ulike sjekklister
02
Skriv spørsmål som kun krever én gjennomlesning
Den vanligste mangelen er et spørsmål som to kompetente takstmenn svarer forskjellig på. «Er badet i god stand?» vurderer takstmannen. «Er det synlig mugg i taket eller på veggene på badet?» vurderer eiendommen.
Når en terskel er av betydning, bør den inngå i selve spørsmålet, i stedet for å overlate det til den som svarer å vurdere. En litt lengre formulering er en liten pris å betale for svar som kan sammenlignes.
03
Sorter etter tur, ikke etter kategori
Sjekklister er vanligvis gruppert etter hvordan et kontor tenker – sikkerhet, materialer, tjenester. Inspeksjonene gjennomføres i henhold til bygningens utforming. Når disse to tilnærmingene avviker fra hverandre, må inspektørene enten gå tilbake eller fullføre inspeksjonen i feil rekkefølge og avstemme opplysningene senere.
Å sortere etter den fysiske ruten koster ingenting og lønner seg ved hver eneste inspeksjon. Rekkefølgen fungerer også som en huskeregel, noe som reduserer risikoen for utelatelser.
04
Krev dokumentasjon der dette har betydning
Å kreve et fotografi av hver enkelt vare fører til langvarige kontroller og til slutt til uredelige kontroller. Å ikke kreve noen fører til dokumentasjon som ikke kan forsvares.
Be om dokumentasjon der svaret vil medføre kostnader eller bli bestridt — mangler og unntak — og la de elementene som oppfyller kravene og ikke gir anledning til kommentarer, stå i det strukturerte svaret alene.
05
Sjekk sjekklisten opp mot dens egne resultater
Etter en runde med reelle inspeksjoner vil de ferdige rapportene vise deg hva som er galt med malen. Spørsmål som ofte blir hoppet over, er uklare. Spørsmål som besvares på nøyaktig samme måte hver gang, er ikke diskriminerende. Spørsmål som gir opphav til forklarende merknader, har svaralternativer som ikke stemmer overens med virkeligheten.
