Stāvoklis un inventārs
Reģistrējiet stāvokli ievākšanās brīdī, dzīvošanas laikā un izvākšanās brīdī, pievienojot fotogrāfijas un kontekstā atbilstošas piezīmes.
- Struktūra pa telpām
- Stāvokļa novērtējumi
- Apstiprināšana un ziņojums
Lietošanas gadījumi
Atkārtojams ieraksts par katru pārbaudes vadītu procesu
Vienreiz konfigurējiet jautājumus, pierādījumus un apstiprināšanas gaitu, pēc tam nodrošiniet katram inspektoram vienādu un skaidru darba plūsmu darbā uz vietas.
Ko tas aptver
Bieži izmantotās darba plūsmas programmā „MeetInspect“
Katru lietošanas gadījumu var sistematizēt pēc īpašuma, telpas, aktīva vai pārbaudes posma, vienlaikus saglabājot vienu pārskatāmu revīzijas izsekojamības ceļu.
Drošība un atbilstība
Padarīt obligātās pārbaudes redzamas, pieprasīt apliecinošus pierādījumus un pirms lietas slēgšanas konstatēt nepilnības darbā.
- Obligātās atbildes
- Fotogrāfiskie pierādījumi
- Secinājumi un korektīvie pasākumi
Kvalitāte un nodošana
Vienādot defektu novēršanas, kvalitātes nodrošināšanas un nodošanas pārbaudes visās komandās un visās atrašanās vietās.
- Atbildība par jautājumu
- Turpmākā rīcība
- Vienmērīga klientu apkalpošana
Praksē
No uzdevuma apraksta līdz kopīgam rezultātam
Definēt
Veidojiet veidni, balstoties uz reālo pārbaudes standartu, nevis uz tukšu veidlapu.
Pārbaudīt
Piešķiriet uzdevumus un reģistrējiet strukturētas atbildes, pierādījumus un parakstus tiešsaistē vai bezsaistē.
Atsauksme
Pirms galīgā ziņojuma sagatavošanas jānovērš trūkstošie pierādījumi un secinājumi.
Padziļināti
Kad strukturēta pārbaude ietekmē rezultātu
Strīdi un pierādījumi, kas tos atrisina
Liela daļa pārbaudes darbu tiek veikta tāpēc, ka kāds vēlāk varētu izteikt iebildumus. Strīdi par drošības naudu, prasības par īpašuma nolietojumu, nesaskaņas par īpašuma nodošanu un apdrošināšanas jautājumi — visi tie ir atkarīgi no kāda objekta stāvokļa konkrētā brīdī, un tos visus atrisina tas, kurš spēj vispārliecinošāk pierādīt savu versiju.
Uzticamība šajā gadījumā ir drīzāk tehniska, nevis retoriska. Dokumenti ir pārliecinoši, ja tie ir tapuši tajā pašā laikā, ir konkrēti, pilnīgi aptver notikumus un ir iekšēji saskaņoti. Pēdējie divi aspekti ir daudz svarīgāki, nekā cilvēki domā: dokumenti, kuros dažas jomas ir izsmeļoši aprakstītas, bet citas vispār nav pieminētas, rada jautājumu par to, kas tika noklusēts.
Atbilstības nodrošināšanas procedūras un sistēmas darbības pierādīšana
Gadījumos, kad pārbaudes tiek veiktas, lai izpildītu normatīvo vai līgumisko pienākumu, to mērķis parasti ir pierādīt, ka sistēma darbojās — nevis vienkārši to, ka tika veiktas atsevišķas pārbaudes. Tas ir nedaudz atšķirīgs pierādījumu mērķis, un tas maina to, kas jāparāda dokumentācijā.
Svarīgākajām īpašībām kļūst regulārība, pilnīgums un izsekojamība. Identisku, datētu un attiecināmu pārbaužu virkne liecina par rutīnu; savukārt rūpīgu, bet neregulāru pārbaužu kopums to neliecina, lai cik labas katra no tām atsevišķi arī būtu.
- Saglabājiet vienādu intervālu un reģistrējiet, kad pārbaude tika faktiski veikta
- Reģistrējiet, kurš veica katru pārbaudi, nevis tikai to, ka tā ir pabeigta
- Saglabājiet pilnīgo ierakstu, nevis tikai kopsavilkumu
- Padariet atstarpes redzamas, nevis ļaujiet tām klusi pazust
Nodošana starp pusēm
Nodošanas pārbaudes iezīmē atbildības nodošanu, un to vērtība ir proporcionāla tam, cik precīzi tās nosaka robežu. Neskaidri nodošanas dokumenti nerada risku; tie to tikai atliek līdz brīdim, kad tā novēršana izmaksā visdārgāk.
Praktiskā prasība ir simetrija: abām pusēm jāskatās uz vienu un to pašu protokolu, kas sastādīts vienā un tajā pašā laikā un kam pievienoti vieni un tie paši pierādījumi. Protokols, kas sastādīts vēlāk un nosūtīts apstiprināšanai, ir daudz mazāk nozīmīgs nekā protokols, kas kopīgi aizpildīts uz vietas.
Regulāras kvalitātes pārbaudes
Kvalitātes pārbaudes — numuru standarti, izskats, uzkopšana, aprīkojuma stāvoklis — notiek bieži un bez liekas formalitātes. To grūtība slēpjas nevis pierādījumu stingrībā, bet gan spējā nodrošināt godīgu izpildi, ja viena un tā pati pārbaude tiek veikta simtiem reižu.
Īsas darba plūsmas, kas seko fiziskajam maršrutam un kurās pierādījumi ir nepieciešami tikai tad, ja kaut kas nav kārtībā, ir modelis, kas iztur atkārtošanos. Garas pārbaudes saraksti, kas prasa katra atbilstošā priekšmeta fotogrāfiju, neizbēgami pārvēršas par atzīmju iezīmēšanu, nepaskatoties, kā rezultātā rodas pārbaudes protokols par pārbaudi, kas patiesībā nav notikusi.
Bieži uzdotie jautājumi
- Kādi nosacījumi ir nepieciešami, lai pārbaudes protokols būtu spēkā strīda gadījumā?
- Ziņojumam jābūt sagatavotam tajā pašā laikā, konkrētam, visā nekustamajā īpašumā vienādi izsmeļošam un attiecinājamam uz konkrētu inspektoru noteiktā datumā. Vissvarīgākā ir vienmērīga pārklājība, jo tieši tā nodrošina, ka defekta neesamība protokolā ir nozīmīga, nevis vienkārši nereģistrēta.
- Kā pārbaudes liecina par atbilstību, nevis vienkārši par veiktajām darbībām?
- Parādot, ka sistēma darbojas: regulāri intervāli, pilnīgs pārklājums, saglabāti ieraksti un skaidra atbildības sadale. Regulāra nelielu pārbaužu virkne liecina par rutīnu pārliecinošāk nekā sporādiski veiktas rūpīgas pārbaudes.
- Kāpēc regulārās kvalitātes pārbaudes ar laiku vairs nedod rezultātus?
- Parasti tāpēc, ka tās ir pārāk garas vai prasa pierādījumus par atbilstošajiem priekšmetiem. Abas šīs lietas liek personai, kas tās aizpilda, atzīmēt atbildes, nepaskatoties, un šādā gadījumā reģistrs aktīvi maldina. Īsas, labi strukturētas pārbaudes, kurās fotogrāfijas ir nepieciešamas tikai defektu gadījumā, veicina godīgu aizpildīšanu.
Papildu informācija
- Kas pārvērš pārbaudes datus par pierādījumiemPielikums, izcelsme un konsekvence — tieši tas atšķir pamatotu dokumentāciju no attēlu mapes.
- Defektu konstatēšanas un nodošanas pārbaudes, kas novērš strīdus, nevis tos izraisaNodošanas dokumenti nosaka, kas par ko maksā. Precizitāte un pilnīgs aptvērums ir tas, kas nodrošina to spēkā esamību.
- Iekārtošanās un izvākšanās pārbaudēm nevajadzētu būt identiskāmKuros gadījumos abas darba plūsmas pārklājas, kādās jomās tās atšķiras un kā nodrošināt skaidru salīdzinājumu.
Nākamais solis
Turpiniet ar pareizo pārbaudes darba gaitu
Iepazīstieties ar attiecīgajiem norādījumiem vai sazinieties ar „MeetInspect“, lai apspriestu, kāda pārbaude jūsu komandai ir jāveic.
