Būklė ir turinys
Užfiksuokite būklę įsikraustant, gyvenimo metu ir išsikraustant, pridėdami nuotraukas ir atitinkamas pastabas.
- Struktūra pagal kambarius
- Būklės įvertinimai
- Patvirtinimas ir ataskaita
Naudojimo atvejai
Kiekvienam tikrinimu grindžiamam procesui – pakartojamas įrašas
Vieną kartą sukonfigūruokite klausimus, įrodymus ir patvirtinimo eigą, o tada kiekvienam inspektoriui užtikrinkite tą pačią aiškią darbo eigą darbo vietoje.
Ką apima
Dažniausiai naudojami darbo srautai „MeetInspect“ sistemoje
Kiekvieną naudojimo atvejį galima suskirstyti pagal nekilnojamąjį turtą, patalpą, turtą ar patikrinimo etapą, tuo pačiu išlaikant vieną peržiūrimą audito seką.
Sauga ir atitiktis reikalavimams
Užtikrinkite, kad privalomi patikrinimai būtų matomi, reikalaukite pateikti patvirtinančius įrodymus ir prieš užbaigiant darbą nustatykite, ar jis nėra neišsamus.
- Privalomi atsakymai
- Nuotraukų įrodymai
- Išvados ir taisomieji veiksmai
Kokybė ir perdavimas
Vienodinkite trūkumų nustatymo, kokybės užtikrinimo ir perdavimo patikrinimus visose komandose ir visose vietovėse.
- Atsakomybė už problemą
- Tolesnių veiksmų būsena
- Nuoseklus klientų aptarnavimas
Praktikoje
Nuo užduoties aprašymo iki bendro rezultato
Apibrėžti
Šabloną kurkite remdamiesi tikruoju tikrinimo standartu, o ne tuščia forma.
Patikrinti
Paskirkite užduotis ir surinkite struktūrizuotus atsakymus, įrodymus bei parašus tiek prisijungę prie interneto, tiek neprisijungę.
Atsiliepimas
Prieš rengiant galutinę ataskaitą, išspręskite klausimus dėl trūkstamų įrodymų ir išvadų.
Išsamiai
Kai sistemingas patikrinimas pakeičia rezultatą
Ginčai ir juos išsprendžiantys įrodymai
Didelė dalis patikrinimų atliekama dėl to, kad vėliau kas nors gali nesutikti. Ginčai dėl užstato, pretenzijos dėl turto nusidėvėjimo, nesutarimai dėl objekto perdavimo ir draudimo klausimai – visa tai priklauso nuo objekto būklės tam tikru momentu, o sprendžia tas, kas sugeba patikimiausiai pagrįsti savo versiją.
Šiuo atveju patikimumas yra labiau techninis, o ne retorinis. Dokumentai yra įtikinami, kai jie yra to laikotarpio, konkretūs, išsamūs ir viduje nuoseklūs. Paskutiniai du aspektai yra svarbesni, nei žmonės tikisi: dokumentai, kuriuose kai kurios sritys aprašytos išsamiai, o kitos – visai neaprašytos, kelia klausimą, kas buvo nutylėta.
Atitikties užtikrinimo procedūros ir sistemos veikimo įrodymas
Kai patikrinimai atliekami siekiant įvykdyti reguliavimo ar sutartinius įsipareigojimus, paprastai siekiama įrodyti, kad sistema veikė, o ne tik tai, kad buvo atlikti atskiri patikrinimai. Tai šiek tiek kitoks įrodymų tikslas, ir dėl to keičiasi tai, ką turi rodyti dokumentacija.
Reguliarumas, išsamumas ir atsekamumas tampa svarbiomis savybėmis. Tų pačių, datuotų ir priskirtinų patikrinimų seka rodo, kad tai yra įprasta praktika; tuo tarpu kruopščių, bet nereguliarių patikrinimų rinkinys to neparodo, kad ir kokie geri jie būtų atskirai.
- Laikykitės vienodo intervalo ir užfiksuokite, kada patikrinimas buvo faktiškai atliktas
- Reikia užfiksuoti, kas atliko kiekvieną patikrinimą, o ne tik tai, kad jis buvo atliktas
- Išsaugokite visą įrašą, o ne tik jo santrauką
- Geriau padarykite spragas matomas, nei leiskite joms tyliai išnykti
Perduodimas tarp šalių
Perduodamųjų patikrinimų metu įvyksta atsakomybės perdavimas, o jų vertė yra proporcinga tam, kaip tiksliai jie apibrėžia ribas. Neaiškūs perdavimo dokumentai nepašalina rizikos – jie ją atideda iki to momento, kai jos pašalinimas kainuos brangiausiai.
Praktinis reikalavimas – simetrija: abi šalys turėtų remtis ta pačia ataskaita, parengta tuo pačiu metu ir prie kurios pridėti tie patys įrodymai. Vėliau surinkta ir susitarimui gauti išplatinta ataskaita turi kur kas mažesnę reikšmę nei ta, kuri buvo bendrai užpildyta pačiame objekte.
Periodiniai kokybės patikrinimai
Kokybės patikrinimai – kambarių standartai, išvaizda, tvarkos palaikymas, įrangos būklė – atliekami dažnai ir be iškilmingumo. Sudėtingumas čia glūdi ne įrodymų griežtume, o gebėjime sąžiningai atlikti patikrinimą net ir tada, kai tas pats patikrinimas atliekamas šimtus kartų.
Trumpi darbo procesai, kurie atitinka fizinį maršrutą ir kuriuose įrodymų reikalaujama tik tada, kai kažkas yra negerai, yra modelis, kuris išlieka net ir po daugkartinio kartojimo. Ilgi kontroliniai sąrašai, kuriuose reikalaujama nufotografuoti kiekvieną reikalavimus atitinkantį elementą, neišvengiamai virsta paprastu žymėjimu be atidaus apžiūrėjimo, o tai sukuria patikrinimo, kurio iš tikrųjų nebuvo, įrašą.
Dažnai užduodami klausimai
- Ką lemia, kad patikrinimo protokolas būtų pripažintas pagrįstu kilus ginčui?
- Ataskaita turi būti parengta tuo pačiu metu, konkreti, nuosekliai išsami visoje nekilnojamojo turto teritorijoje ir priskirtina konkrečiam inspektoriui žinoma data. Svarbiausia yra nuoseklumas, nes būtent dėl to defekto nebuvimas įraše tampa reikšmingu faktu, o ne tik paprasčiausiai neužregistruotu faktu.
- Kaip patikrinimai įrodo atitiktį reikalavimams, o ne tik veiklos vykdymą?
- Parodant, kad sistema veikia: laikomasi nuoseklių intervalų, užtikrinamas visiškas aprėptis, saugomi įrašai ir aiškiai nurodomi atsakingieji asmenys. Reguliariai atliekami nedideli patikrinimai įtikinamiau liudija apie nusistovėjusią tvarką nei pavieniai išsamūs patikrinimai.
- Kodėl reguliariai atliekami kokybės patikrinimai laikui bėgant tampa neveiksmingi?
- Paprastai dėl to, kad jos yra pernelyg ilgos arba reikalauja pateikti įrodymus dėl reikalavimus atitinkančių prekių. Abu šie veiksniai verčia jas pildantį asmenį pažymėti langelius nežiūrint, o tokiu atveju dokumentas aktyviai klaidina. Trumpi, aiškiai susisteminti patikrinimai, kuriuose nuotraukos reikalaujamos tik esant defektams, užtikrina sąžiningą užpildymą.
Daugiau informacijos
- Kas paverčia patikrinimo duomenis įrodymaisPriedai, kilmė ir nuoseklumas – tai, kas skiria pagrįstą dokumentaciją nuo paprastos nuotraukų aplanko.
- Defektų nustatymo ir perdavimo patikrinimai, kurie padeda išspręsti ginčus, o ne juos sukeltiPerduodamų dokumentų įrašai nustato, kas už ką moka. Jų patikimumą užtikrina tikslumas ir išsamumas.
- Įsikėlimo ir išsikėlimo patikrinimai neturėtų būti identiškiKur šie du darbo srautai sutampa, kuo jie skiriasi ir kaip užtikrinti, kad palyginimas būtų aiškus.
Kitas žingsnis
Tęskite, laikydamiesi tinkamos patikros tvarkos
Susipažinkite su atitinkamomis rekomendacijomis arba pasitarkite su „MeetInspect“ dėl patikrinimo, kurį turi atlikti jūsų komanda.
