Seisukord ja varud
Dokumenteerige seisukord sissekolimisel, elamise ajal ja väljakolimisel, lisades fotod ja asjakohased märkused.
- Ruumi-ruumi struktuur
- Seisukorra hinnangud
- Kinnitamine ja aruanne
Kasutusjuhtumid
Iga kontrollipõhise protsessi kohta korratav kirje
Määrake küsimused, tõendusmaterjalid ja heakskiitmisprotsess ühekordselt kindlaks ning tagage seejärel igale inspektorile välitööl sama selge töövoog.
Mida see hõlmab
MeetInspectis levinud töövood
Iga kasutusjuhtumit saab korraldada kinnisvaraobjekti, ruumi, vara või ülevaatuse etapi järgi, säilitades samal ajal ühe läbivaatatava auditeerimisjälje.
Ohutus ja nõuete täitmine
Tee kohustuslikud kontrollid nähtavaks, nõua tõendavaid dokumente ja tuvasta puudulikud tööd enne juhtumi sulgemist.
- Kohustuslikud vastused
- Fototõendid
- Tulemused ja parandusmeetmed
Kvaliteet ja üleandmine
Ühtlustage puuduste tuvastamine, kvaliteedikontroll ja üleandmiskontrollid kõigi meeskondade ja asukohtade lõikes.
- Vastutus küsimuse eest
- Järelmeetmete staatus
- Järjepidev klienditulemus
Praktikas
Ülesandest ühise tulemuseni
Määratle
Koostage mall tegeliku kontrollistandardi põhjal – mitte tühja vormi põhjal.
Kontrollida
Andke ülesanded ja koguge struktureeritud vastuseid, tõendeid ja allkirju nii veebis kui ka väljaspool veebi.
Arvustus
Enne lõpparuande koostamist tuleb täita puuduvad tõendid ja järeldused.
Põhjalikult
Kui struktureeritud kontroll muudab tulemust
Vaidlused ja neid lahendavad tõendid
Suur osa ülevaatustööst on seotud sellega, et keegi võib hiljem sellega mitte nõustuda. Tagatisraha vaidlused, kahjunõuded, üleandmisega seotud erimeelsused ja kindlustusküsimused sõltuvad kõik asja seisukorrast teatud hetkel ning need lahendatakse selle kasuks, kes suudab oma versiooni kõige usutavamalt tõendada.
Usaldusväärsus on siin pigem tehniline kui retooriline küsimus. Dokumentatsioon on veenev, kui see on ajakohane, konkreetne, kõikehõlmav ja sisemiselt järjepidev. Viimased kaks aspekti on olulisemad, kui inimesed arvata oskavad: dokumentatsioon, mis kajastab mõningaid valdkondi põhjalikult, teisi aga üldse mitte, tekitab küsimuse, mida on jäetud välja.
Järelevalveprotseduurid ja süsteemi toimimise tõendamine
Kui kontrollid viiakse läbi regulatiivse või lepingulise kohustuse täitmiseks, on nende eesmärk tavaliselt tõendada, et süsteem toimis – mitte lihtsalt seda, et üksikud kontrollid toimusid. See on veidi teistsugune tõendamise eesmärk, mis muudab seda, mida protokoll peab kajastama.
Olulisteks omadusteks on korrapärasus, täielikkus ja jälgitavus. Identsete, kuupäevaga märgitud ja vastutavale isikule omistatavate kontrollide jada näitab rutiini olemasolu; põhjalike, kuid ebaregulaarsete kontrollide kogum seda aga ei näita, olenemata sellest, kui head need igaüks eraldi on.
- Hoidke intervall ühtlane ja märkige üles, millal kontroll tegelikult läbi viidi
- Tuleb talletada, kes iga kontrolli läbi viis, mitte ainult see, et kontroll viidi lõpule
- Säilitage terviklik kirje, mitte ainult kokkuvõte
- Tee lüngad nähtavaks, selle asemel et lasta neil märkamatult puududa
Osapooltevaheline üleandmine
Üleandmiskontrollid tähistavad vastutuse üleandmist ning nende väärtus on proportsionaalne sellega, kui täpselt need piire määratlevad. Ebaselged üleandmisprotokollid ei kõrvalda riski, vaid lükkavad selle edasi hetkeni, mil selle kõrvaldamine on kõige kulukam.
Praktiline nõue on sümmeetria: mõlemad pooled peaksid vaatama sama dokumenti, mis on koostatud samal ajal ja millele on lisatud samad tõendid. Hiljem koostatud ja kokkuleppe saamiseks ringlusse lastud dokumentil on palju vähem kaalu kui sellel, mis on ühiselt kinnisvara juures koostatud.
Korduvad kvaliteedikontrollid
Kvaliteedikontrollid – ruumide standardid, esitus, koristamine, seadmete seisukord – toimuvad sageli ja ilma liigsete formaalsusteta. Nende raskus ei seisne mitte tõendite ranguses, vaid selles, et sama kontrolli tehakse sadu kordi ja seda tuleb ikka ausalt läbi viia.
Lühikesed töövood, mis järgivad füüsilist marsruuti ja nõuavad tõendeid vaid siis, kui midagi on valesti, on mudel, mis korduva kasutamise korral hästi toimib. Pikad kontrollnimekirjad, mis nõuavad iga nõuetele vastava eseme pildistamist, muutuvad paratamatult lihtsalt märkide mahatõmbamiseks ilma vaatamata, mille tulemuseks on protokoll kontrollist, mida tegelikult ei toimunud.
Korduma kippuvad küsimused
- Mis tagab, et kontrolliprotokoll on vaidluse korral usaldusväärne?
- Andmed peavad olema ajakohased, konkreetsed, kogu kinnistu ulatuses järjepidevalt täielikud ning seotud nimetatud inspektoriga kindlal kuupäeval. Kõige olulisem on järjepidevus, sest just see muudab puuduse puudumise protokollis tähenduslikuks, mitte lihtsalt registreerimata.
- Kuidas näitavad kontrollid pigem nõuete täitmist kui lihtsalt tegevust?
- Näidates, et süsteem toimib järjepidevalt: kindlate ajavahemike järel, täieliku hõlmatusega, säilitatud andmetega ja selge vastutusjaotusega. Regulaarsed, tagasihoidlikud kontrollid tõendavad rutiini veenvamalt kui aeg-ajalt läbiviidavad põhjalikud kontrollid.
- Miks korduvad kvaliteedikontrollid aja jooksul ebaõnnestuvad?
- Tavaliselt seetõttu, et need on liiga pikad või nõuavad tõendeid nõuetele vastavate esemete kohta. Mõlemad asjaolud ajendavad täitjat märkima vastuseid ilma vaatamata, mille tagajärjel annab dokument aktiivselt eksitavat teavet. Lühikesed, hästi struktureeritud kontrollid, mis nõuavad fotosid ainult puuduste puhul, soodustavad ausat täitmist.
Lisalugemist
- Mis muudab kontrolliandmed tõenditeksLisad, päritolu ja järjepidevus on need tegurid, mis eristavad põhjendatud dokumendikogumit lihtsalt piltide kogumist.
- Puuduste tuvastamine ja üleandmiskontrollid, mis aitavad vaidlusi lahendada, mitte tekitadaÜleandmisprotokollid määravad kindlaks, kes mille eest maksab. Nende usaldusväärsuse tagavad täpsus ja kõikehõlmavus.
- Sisse- ja väljakolimise ülevaatused ei tohiks olla identsedKus need kaks töövoogu kattuvad, milles nad erinevad ja kuidas tagada võrdluse selgus.
Järgmine samm
Jätka õige kontrolliprotsessi järgimisega
Tutvuge asjakohaste juhistega või võtke ühendust MeetInspectiga, et arutada, millist kontrolli teie meeskond peab läbi viima.
