Oprogramowanie do kontroli w branży hotelarskiej służące do sprawdzania jakości pokoi i zgodności z standardami marki

Kontrola jakości pokoi w ramach faktycznie dostępnego czasu

Kontrola pokoju odbywa się w okresie między wyjazdem a przyjazdem gości. Osobą przeprowadzającą kontrolę jest zazwyczaj kierownik, który ma na głowie inne obowiązki i pod presją czasu sprawdza kolejno kilka pokoi. Każdy proces kontroli, który wydłuża czas poświęcany na każdy pokój, zostanie porzucony lub przeprowadzony w sposób nieuczciwy, a odhaczenie pozycji na liście kontrolnej bez patrzenia jest gorsze niż brak listy kontrolnej, ponieważ tworzy to zapis kontroli, która w rzeczywistości nie miała miejsca.

Przemawia to za krótkimi, uporządkowanymi kontrolami, które przebiegają zgodnie z fizyczną trasą przez pomieszczenie, a nie za wyczerpującymi listami kontrolnymi uporządkowanymi według kategorii. Struktura dostosowana do trasy przemieszczania się pozwala inspektorowi na ciągły ruch.

• ✓Uporządkuj pytania tak, aby odpowiadały fizycznej trasie przez pomieszczenie
• ✓Zdjęcia należy dołączać wyłącznie w przypadku odnotowania wady, a nie dla każdego produktu
• ✓Rutynowe kontrole powinny być krótkie, a okresowe szczegółowe audyty – dogłębne
• ✓Należy zapewnić jednoznaczność stanu zakończenia, tak aby widoczne były częściowe sprawdzania

Audyty zgodności z normami marki i znaczenie porównywalności

Audyt zgodności z normą marki ma sens tylko wtedy, gdy wynik uzyskany w jednym obiekcie ma takie samo znaczenie jak ten sam wynik w innym obiekcie. Nie jest to tak łatwe do zapewnienia, jak mogłoby się wydawać: dwaj audytorzy analizujący tę samą normę dojdą do rozbieżnych wniosków, o ile pytania nie będą na tyle konkretne, by wykluczyć możliwość interpretacji.

Najbardziej owocną zmianą jest zazwyczaj zastąpienie pytań opartych na ocenie pytaniami opartymi na obserwacji. Pytanie „Czy hol wygląda reprezentacyjnie?” może wywołać spór. Natomiast pytanie „Czy wszystkie oprawy oświetleniowe w holu działają?” – nie. Konkretność wiąże się z większą liczbą pytań, ale zapewnia wyniki, które wytrzymują porównanie między różnymi lokalizacjami.

Działalność w wielu lokalizacjach i na wiele zmian

Kontrola usług hotelarskich jest z założenia rozłożona na różne zmiany i obiekty. Kontrole przeprowadza osoba pełniąca daną zmianę, co oznacza, że proces ten musi być przystępny dla kogoś, kto wykonuje go sporadycznie, a nie codziennie, bez konieczności szkolenia opartego na założeniu ciągłości zatrudnienia personelu.

Kolejnym aspektem problemu jest centralny wgląd w dane. Grupa musi mieć możliwość sprawdzenia, które obiekty przechodzą kontrolę oraz gdzie występują powtarzające się usterki. Internetowy pulpit administracyjny MeetInspect stanowi część platformy przeznaczoną do zarządzania, gdzie tworzone są i zarządzane inspekcjami przeprowadzonymi w aplikacji na iOS.

Przekształcanie wad w coś, co można naprawić

Kontrola pomieszczenia, podczas której odnotowano usterkę i zakończono badanie, spowodowała przeniesienie problemu z pomieszczenia do dokumentu. Wartość tej informacji ujawnia się, gdy zgłoszenie trafia do działu konserwacji wraz z wystarczającymi szczegółami umożliwiającymi podjęcie działań — które pomieszczenie, który element wyposażenia, co jest nie tak oraz zdjęcie, dzięki któremu nikt nie musi udawać się na miejsce, aby sprawdzić sytuację przed zaplanowaniem prac.

Umożliwia to fakt, że dowody są powiązane z konkretną kontrolą, w ramach której zostały zebrane. Aplikacja MeetInspect rejestruje zdjęcia bezpośrednio w aplikacji Inspection Runner, dzięki czemu zdjęcie jest przypisane do konkretnego elementu, który dokumentuje, a nie trafia do ogólnej galerii zdjęć.

Łączność w budynkach hotelowych

Hotele często charakteryzują się niekorzystnymi warunkami dla sygnału radiowego: grube podłogi, długie korytarze, piwnice, zaplecze oraz hole windowe. Sieć Wi-Fi przeznaczona dla gości często nie jest dostępna dla urządzeń personelu, a zasięg sygnału dla personelu może być niestabilny właśnie w tych obszarach, które wymagają kontroli.

Aplikacja MeetInspect umożliwia przeprowadzanie kontroli w trybie offline, dzięki czemu kontrola zostaje zakończona niezależnie od okoliczności, a synchronizacja następuje po ponownym połączeniu się urządzenia — co w branży hotelarskiej zazwyczaj oznacza moment, w którym inspektor wraca do obszaru obsługi, a nie pod koniec dnia.