Praktische ondersteuning bij een gecontroleerde uitrol van MeetInspect

Begin met één inspectietype, en werk dit volledig af

De meest voorkomende fout bij de implementatie is dat men de breedte boven de diepte verkiest: alle inspectietypen tegelijk configureren, zonder dat er ook maar één goed is ingesteld, en vervolgens live gaan met een systeem waar niemand vertrouwen in heeft. Door één enkel inspectietype te doorlopen – van sjabloon via gegevensvastlegging tot het afgegeven rapport – komen de echte problemen aan het licht terwijl deze nog goedkoop te verhelpen zijn.

Een complete workflow levert ook stof tot discussie op. Abstracte discussies over hoe sjablonen moeten worden opgebouwd, komen veel sneller tot een conclusie zodra er een concreet rapport op tafel ligt dat iemand om een specifieke reden niet ziet zitten.

• ✓Kies eerst het inspectietype met het grootste volume
• ✓Voer het van begin tot eind uit, inclusief het rapport, voordat je iets anders configureert
• ✓Voer een daadwerkelijke inspectie uit bij een onroerend goed in plaats van een proefverslag op te stellen
• ✓Pas het sjabloon aan op basis van wat er in het veld naar voren is gekomen, en breid het vervolgens uit

Een bestaande checklist migreren

De meeste organisaties komen met een bestaande checklist op papier of in een spreadsheet, en de neiging is dan om die exact over te nemen. Dat is meestal op een specifieke manier een vergissing: op papieren checklists stapelen zich vragen op die al jarenlang door niemand op een zinvolle manier zijn beantwoord, omdat de kosten van het laten staan van die vragen onzichtbaar zijn.

Migratie is het ideale moment om ze te verwijderen. Elke vraag kan worden getoetst aan een eenvoudige maatstaf — welk besluit verandert op basis van dit antwoord? — en vragen die hier niet aan voldoen, kunnen goedkoper worden verwijderd dan ze bij elke toekomstige inspectie mee te nemen.

De mensen voorbereiden die er gebruik van zullen maken

De acceptatie in de praktijk hangt minder af van training dan van de vraag of de werkwijze logisch overkomt wanneer men ter plaatse op een pand staat. Inspecteurs die begrijpen waarom een vraag is gesteld, vullen deze nauwkeurig in; degenen die dat niet begrijpen, zullen de snelste manier zoeken om erdoorheen te komen, wat een rationele reactie is op een onverklaarde eis.

De beste manier om je voor te bereiden is meestal om de mensen die de inspecties gaan uitvoeren het sjabloon te laten nakijken voordat het in gebruik wordt genomen. Zij zullen problemen met de volgorde en onduidelijke formuleringen opmerken die niemand op kantoor zou opmerken.