A property inspection checklist is easy to write badly. Listing everything that could be examined produces a document that looks thorough, takes an hour to complete and answers no question anyone actually asks.
The checklists that survive contact with real inspection work are shorter, more specific and organised around what somebody will do with the answers.
01
Sāciet ar lēmumu, nevis ar nekustamo īpašumu
Pirms uzrakstīt pat vienu jautājumu, nosauciet lēmumu, kura pieņemšanu pārbaude atbalsta. Īres līguma izbeigšana, kapitāla plānošanas rādītājs, pierādījums par to, ka tika ievērota kārtība — katrs no tiem paredz atšķirīgus jautājumus un atšķirīgu detalizācijas pakāpi.
Jautājumi, kas nepalīdz pieņemt šo lēmumu, nav neitrāli. Tie paildzina katru turpmāko pārbaudi, novirza uzmanību un galu galā tiek atbildēti, tos pat neizskatot.
- Ierakstiet lēmumu veidnes augšdaļā
- Katru jautājumu pārbaudi, salīdzinot ar to
- Dzēst jautājumus, kas neko nemaina
- Jāpieņem, ka dažādiem pārbaudes veidiem ir nepieciešamas atšķirīgas pārbaudes saraksti
02
Rakstiet jautājumus, kuros ir tikai viens lasījums
Visbiežāk sastopamais trūkums ir jautājums, uz kuru divi kompetenti inspektori atbild atšķirīgi. „Vai vannas istaba ir labā stāvoklī?“ — to novērtē inspektors. „Vai uz vannas istabas griestiem vai sienām ir redzama pelējuma pēdas?“ — to novērtē īpašums.
Ja slieksnis ir svarīgs, iekļaujiet to jautājumā, nevis atstājiet to vērtējumam. Garāks formulējums ir neliela cena par atbildēm, kuras var salīdzināt.
03
Kārtot pēc pastaigas, nevis pēc kategorijas
Pārbaudes saraksti parasti tiek grupēti atbilstoši biroja loģikai — drošība, apdare, pakalpojumi. Pārbaudes notiek atbilstoši ēkas plānojumam. Ja šie divi aspekti nesaskan, inspektori vai nu atgriežas pie iepriekšējām pārbaudēm, vai arī veic pārbaudes ne secībā un saskaņo rezultātus vēlāk.
Kārtības ievērošana pēc fiziskā maršruta neko nemaksā un atmaksājas katrā pārbaudē. Šī secība kļūst arī par atmiņas palīgu, kas samazina izlaidumus.
04
Prasīt pierādījumus, ja tam ir sekas
Prasība uzrādīt fotogrāfiju par katru preci rada ilgstošas pārbaudes un galu galā arī negodīgas pārbaudes. Ja fotogrāfijas netiek prasītas, rodas dokumentācija, ko nav iespējams pamatot.
Prasiet pierādījumus gadījumos, kad atbildei tiks aprēķinātas izmaksas vai tā tiks apstrīdēta — defekti un izņēmumi —, bet atbilstošos, neizceļamos punktus iekļaujiet tikai strukturētajā atbildē.
05
Salīdziniet pārbaudes sarakstu ar tā rezultātiem
Pēc reālo pārbaužu cikla aizpildītie protokoli parādīs, kas ar šo paraugu nav kārtībā. Bieži izlaistie jautājumi ir neskaidri. Jautājumi, uz kuriem katru reizi tiek sniegta vienāda atbilde, nav atšķirīgi. Jautājumiem, par kuriem ir pievienotas paskaidrojuma piezīmes, atbilžu varianti neatbilst realitātei.
