Configurarea spațiului de lucru

Persoana care creează spațiul de lucru devine titularul facturii și administrator activ. În Setări → General, verificați numele organizației, țara și fusul orar. Aceste setări influențează programarea, datele rapoartelor și comunicările legate de serviciu.

Folosiți sucursalele pentru a separa locațiile sau echipele operaționale. Alocați membrii numai sucursalelor de care au nevoie și testați accesul cu un cont fără drepturi de administrator înainte de a importa datele de producție.

Stabiliți terminologia, identitatea vizuală a rapoartelor, setările implicite pentru e-mailuri și un șablon inițial înainte de a invita restul echipei. Setările implicite uniforme reduc numărul de corecturi în timpul primelor inspecții efective.

Setările de terminologie stabilesc denumirile folosite în interfață și în rapoarte. Alinierea acestora la limbajul pe care organizația dumneavoastră îl folosește deja facilitează activitatea inspectorilor și face ca rapoartele să fie mai ușor de înțeles pentru clienții care nu au acces la software.

Este recomandat să configurați setările implicite ale rapoartelor — identitatea vizuală, setările de e-mail, modelul de denumire a fișierelor de raport — înainte de prima inspecție efectivă, deoarece rapoartele existente păstrează setările valabile la momentul generării lor.

Filialele separă locațiile sau echipele operaționale în cadrul unui singur spațiu de lucru. Este mai ușor să le implementezi încă de la configurare decât să le integrezi ulterior, odată ce inspecțiile, șabloanele și sarcinile există deja într-un spațiu de lucru nediferențiat.

Dacă nu sunteți sigur dacă aveți nevoie de ele, un criteriu practic este să vă întrebați dacă cele două grupuri de persoane ar trebui să nu poată vedea activitatea de rutină a celuilalt. Dacă răspunsul este „nu”, o singură ramură este mai simplă și mai ușor de gestionat.

Trei dintre ele se repetă suficient de des încât merită menționate: invitarea echipei înainte ca șabloanele să fie gata, acordarea accesului administrativ în mod implicit și amânarea configurării rapoartelor până după ce primul raport destinat clienților a fost deja trimis.

Toate cele trei situații pot fi remediate, dar costurile de remediere sunt mai mari decât cele de prevenire. Testați accesul folosind un cont fără drepturi de administrator înainte de a importa datele de producție — astfel veți identifica problemele legate de permisiuni încă din faza teoretică.