Utilizatori și roluri

Titularul facturii gestionează abonamentul, detaliile fiscale, ștergerea spațiului de lucru și transferul dreptului de proprietate. Un spațiu de lucru trebuie să aibă întotdeauna un administrator activ care să poată gestiona accesul.

Administratorii gestionează setările, șabloanele, membrii și operațiunile. Inspectorii lucrează la misiuni și colectează probe. Utilizatorii cu drepturi de vizualizare au acces doar în citire. O invitație nu transformă niciodată automat un membru în titularul contului de facturare.

Invitați o persoană folosind adresa de e-mail de serviciu actuală, atribuiți-i rolul cu cele mai puține privilegii care corespunde funcției respective și retrageți-i accesul imediat ce persoana respectivă nu mai are nevoie de spațiul de lucru.

Atribuiți rolul cu cele mai puține privilegii care îi permite unei persoane să își îndeplinească sarcinile de serviciu. Inspectorii trebuie să finalizeze sarcinile care le-au fost atribuite și să colecteze probe; rareori au nevoie să modifice șabloanele. Categoria „Vizualizatori” include auditorii, clienții și managerii care citesc înregistrările, dar nu ar trebui să le modifice.

Accesul administrativ ar trebui să fie acordat în mod deliberat și în număr redus. Fiecare administrator suplimentar sporește riscul ca o modificare neanunțată a șablonului să afecteze inspecțiile aflate deja în desfășurare.

Accesul tinde să dăinuie mai mult decât angajamentul care l-a justificat, în special în cazul contractorilor și al personalului temporar. Revizuirea statutului de membru la intervale regulate permite identificarea acestei situații într-un mod mai fiabil decât dacă ne-am baza pe faptul că procesul de retragere va fi luat în considerare la momentul potrivit.

O scurtă trecere în revistă trimestrială a persoanelor care ocupă fiecare funcție este, de obicei, suficientă și presupune mult mai puțin efort decât să se investigheze ulterior de ce un fost colaborator extern mai are încă acces la înregistrările de inspecție.

Un spațiu de lucru trebuie să aibă întotdeauna un administrator activ care să poată gestiona accesul. Dreptul de facturare este separat de o invitație obișnuită și nu se transferă automat atunci când o persoană este numită administrator.

Înainte ca un proprietar să părăsească organizația, asigurați-vă că transferul dreptului de proprietate se efectuează în mod explicit. Ștergerea unui cont anulează un abonament deținut exclusiv de acel cont, astfel încât, în cazul unui spațiu de lucru partajat, este necesar ca transferul să aibă loc mai întâi.