De la raportul preliminar de inspecție la raportul final

Înainte de vizită: definiție

Munca depusă înainte ca inspectorul să plece de la birou determină în mare măsură rezultatele pe care le poate aduce vizita. Imobilul, tipul inspecției, șablonul aplicabil, dovezile necesare și standardul de raportare trebuie stabilite în prealabil — deoarece rezolvarea oricăreia dintre aceste aspecte la fața locului consumă timpul destinat inspecției.

Tot aici este cel mai ieftin să se rezolve neînțelegerile legate de domeniul de aplicare. O neînțelegere cu privire la faptul dacă o inspecție include sau nu anexele se rezolvă în câteva minute dacă se clarifică dinainte, în timp ce, dacă se rezolvă abia după aceea, este necesară o deplasare de dus-întors.

În timpul vizitei: captură

Procesul de captură pe teren este limitat de factori pe care software-ul nu îi poate modifica: lumina disponibilă, condițiile meteorologice, mănușile, scările, locuitorii, timpul. Rolul fluxului de lucru este acela de a reduce la minimum obstacolele dintr-o situație deja dificilă și de a asigura vizibilitatea continuă a stadiului de finalizare, astfel încât să nu se constate lipsa vreunui element după plecare.

Probele ar trebui atașate chiar în momentul capturării, nu reconciliate ulterior. MeetInspect capturează fotografii direct în aplicația Inspection Runner, astfel încât fiecare imagine să corespundă verificării pentru care a fost necesară; de asemenea, aplicația oferă suport offline, astfel încât capturarea să continue chiar și fără conexiune la internet, sincronizarea având loc atunci când dispozitivul se reconectează.

• ✓Urmați ordinea fizică a traseului, nu ordinea logică a categoriilor
• ✓Atașați fotografiile la întrebarea care le solicită, direct pe site
• ✓Mențineți vizibilă starea de finalizare pe toată durata vizitei
• ✓Să presupunem că conexiunea se va întrerupe exact în momentul cel mai nepotrivit

După vizită: recenzie

Revizuirea are rolul de a identifica ceea ce nu a putut fi sesizat pe teren: o fotografie lipsă, un răspuns neverosimil, o observație consemnată fără detaliile de care va avea nevoie cineva din etapele ulterioare. Este ultimul moment în care o eroare din documentație poate fi corectată cu costuri reduse, deoarece, odată ce documentul a fost emis, singura soluție este o nouă vizită la fața locului.

Cea mai utilă revizuire este cea structurală, mai degrabă decât cea editorială. Verificarea prezenței dovezilor necesare, a faptului că s-a răspuns la întrebările obligatorii și că rezultatele sunt însoțite de suficient context pentru a se putea lua măsuri permite identificarea unor probleme mai reale decât reformularea descrierilor.

Emitere și reutilizare

Un raport ar trebui să fie o redare a procesului-verbal de inspecție, nu un document nou alcătuit pe baza acestuia. Atunci când raportul este redactat separat, există două versiuni ale adevărului, care se îndepărtează una de cealaltă — raportul devine documentul pe care îl citește toată lumea, în timp ce procesul-verbal de bază încetează, în tăcere, să mai corespundă cu acesta.

MeetInspect generează un raport în format PDF pe baza fișei de inspecție completate, iar șablonul folosit pentru realizarea inspecției respective este reutilizat pentru următoarea inspecție. Ciclul se închide: structura care a înregistrat activitatea generează totodată rezultatul și definește următoarea vizită.