The report is the client-facing expression of the inspection record. It should be easy to navigate, clear about outcomes and specific about the evidence behind them.
01
Design med læseren i tankerne
En ejendomsadministrator, en entreprenør og en lejer kan læse den samme rapport af forskellige årsager. Start med at præsentere inspektionens baggrund og resumé, og lad derefter de detaljerede oplysninger følge i en overskuelig struktur.
02
Sørg for, at sporbarheden bevares
Hver eneste bemærkning, hvert billede, hver underskrift og hver handling i rapporten skal stamme fra den bekræftede inspektionsrapport. Manuel kopiering og indsættelse medfører unødvendige mangler.
- Angiv ejendom og inspektionstype
- Vis datoer og ansvarlige parter
- Opbevar bevismaterialet sammen med det tilhørende resultat
03
Adskilt rapportering fra den løbende drift
PDF-filen indeholder den bekræftede optegnelse. Opgaver, interne statusangivelser og igangværende handlinger bør forblive i arbejdsområdet, hvor holdene kan opdatere dem på en sikker måde.
04
Rapporten skal gengive de faktiske oplysninger, ikke omformulere dem
Når en rapport udfærdiges uafhængigt af selve inspektionen, opstår der to versioner af sandheden, som gradvist glider fra hinanden. Rapporten bliver det dokument, som alle læser, mens den underliggende dokumentation stille og roligt holder op med at stemme overens med den.
Når dokumentet genereres ud fra den udfyldte post, fjerner det denne mulighed fuldstændigt. Det betyder også, at rapportens kvalitet i høj grad afhænger af skabelonen: hvis en rapport er svær at læse, skyldes det som regel rækkefølgen af afsnittene eller betegnelserne på de enkelte poster.
- Generer ud fra posten i stedet for at omskrive den
- Kontroller først bestillingen og mærkningen i skabelonen
- Test med et realistisk antal fotografier
- Læs det som en, der ikke var til stede på ejendommen
05
At skrive til en læser, der ikke var til stede
Interne forkortelser, der er indlysende for en inspektør, er ofte uforståelige for en kunde, en entreprenør eller en klagenævn. Forkortelser, kælenavne på rum og antagelser om sammenhængen mindsker alle bevisværdien af en ellers fuldstændig rapport.
Kriteriet er, om en person uden kendskab til sagen ville kunne handle på baggrund af hver enkelt konklusion uden at stille spørgsmål. Hvis det ikke er muligt, skal konklusionen uddybes yderligere i stedet for blot at blive udvidet med flere ord.
