A property inspection checklist is easy to write badly. Listing everything that could be examined produces a document that looks thorough, takes an hour to complete and answers no question anyone actually asks.

The checklists that survive contact with real inspection work are shorter, more specific and organised around what somebody will do with the answers.

Start med beslutningen, ikke ejendommen

Inden du formulerer et eneste spørgsmål, skal du fastlægge, hvilken beslutning inspektionen skal understøtte. Afregning ved lejemålets ophør, et tal i forbindelse med investeringsplanlægning, dokumentation for, at en procedure er blevet fulgt — hver af disse situationer kræver forskellige spørgsmål og et forskelligt detaljeringsniveau.

Spørgsmål, der ikke bidrager til denne beslutning, er ikke neutrale. De forlænger alle fremtidige inspektioner, spreder opmærksomheden og bliver i sidste ende besvaret uden at blive undersøgt nærmere.

Skriv afgørelsen øverst i skabelonen
Tjek hvert spørgsmål op imod det
Slet spørgsmål, der ikke ændrer noget
Man skal acceptere, at forskellige inspektionstyper kræver forskellige tjeklister

Skriv spørgsmål, der kun har én læsning

Den mest almindelige fejl er et spørgsmål, som to kompetente inspektører besvarer forskelligt. »Er badeværelset i god stand?« – det vurderer inspektøren. »Er der synlig skimmel på badeværelsets loft eller vægge?« – det vurderer ejendommen.

Når en tærskelværdi er afgørende, skal den indgå i selve spørgsmålet i stedet for at overlade det til den enkelte at vurdere. En lidt længere formulering er en lille pris at betale for svar, der kan sammenlignes.

Sorter efter tur, ikke efter kategori

Tjeklister er normalt inddelt efter, hvordan et kontor tænker — sikkerhed, bygningskonstruktion, tjenester. Inspektionerne foregår i overensstemmelse med bygningens indretning. Når disse to tilgange ikke stemmer overens, må inspektørerne enten vende om eller gennemføre inspektionen i forkert rækkefølge og afstemme resultaterne senere.

Det koster intet at sortere efter den fysiske rute, og det betaler sig ved hver eneste inspektion. Rækkefølgen fungerer også som en huskeregel, hvilket mindsker risikoen for, at noget bliver glemt.

Kræv dokumentation, når det har betydning

Kravet om et fotografi for hver enkelt vare medfører langvarige kontroller og i sidste ende uredelige kontroller. Hvis der ikke stilles krav om fotografier, resulterer det i dokumentation, der ikke kan forsvares.

Kræv dokumentation i de tilfælde, hvor svaret vil medføre omkostninger eller blive anfægtet — fejl og undtagelser — og lad de punkter, der er i overensstemmelse med kravene og ikke giver anledning til bemærkninger, fremgå udelukkende af det strukturerede svar.

Sammenlign tjeklisten med dens egne resultater

Efter en runde med reelle inspektioner vil de færdigudfyldte rapporter vise dig, hvad der er galt med skabelonen. Spørgsmål, der ofte springes over, er uklare. Spørgsmål, der besvares på nøjagtig samme måde hver gang, er ikke differentierende. Spørgsmål, der giver anledning til forklarende bemærkninger, har svarmuligheder, der ikke stemmer overens med virkeligheden.