A property inspection checklist is easy to write badly. Listing everything that could be examined produces a document that looks thorough, takes an hour to complete and answers no question anyone actually asks.
The checklists that survive contact with real inspection work are shorter, more specific and organised around what somebody will do with the answers.
01
Pornește de la decizie, nu de la proprietate
Înainte de a formula vreo întrebare, precizați decizia pe care o susține inspecția. Evaluarea la sfârșitul unui contract de închiriere, o cifră privind planificarea investițiilor, dovada respectării unei proceduri de rutină — fiecare dintre acestea implică întrebări diferite și un nivel diferit de detaliu.
Întrebările care nu contribuie la luarea acelei decizii nu sunt neutre. Ele prelungesc fiecare inspecție viitoare, distrag atenția și, în cele din urmă, primesc un răspuns fără a fi analizate.
- Scrieți decizia în partea de sus a șablonului
- Verificați fiecare întrebare în raport cu acesta
- Ștergeți întrebările care nu schimbă nimic
- Trebuie să acceptați faptul că tipurile diferite de inspecții necesită liste de verificare diferite
02
Formulează întrebări care se referă la o singură lectură
Cea mai frecventă neconformitate este o întrebare la care doi inspectori competenți răspund diferit. „Baia este în stare bună?” – aceasta este criteriul de evaluare al inspectorului. „Există mucegai vizibil pe tavanul sau pe pereții băii?” – acesta este criteriul de evaluare al proprietarului.
Atunci când un prag este relevant, includeți-l direct în întrebare, în loc să lăsați această decizie la latitudinea celui care răspunde. O formulare mai lungă este un preț mic de plătit pentru a obține răspunsuri care pot fi comparate.
03
Sortează după traseu, nu după categorie
Listele de verificare sunt, de obicei, grupate în funcție de modul de gândire specific unui birou — siguranță, materiale, servicii. Inspecțiile se desfășoară în funcție de modul în care este organizată clădirea. Atunci când aceste două abordări diferă, inspectorii fie se întorc pe urmele lor, fie finalizează inspecția într-o ordine diferită și armonizează rezultatele ulterior.
Sortarea pe baza traseului fizic nu implică niciun cost și își dovedește utilitatea la fiecare inspecție. Ordinea stabilită servește, de asemenea, ca ajutor de memorie, ceea ce reduce omisiunile.
04
Să se solicite dovezi atunci când acest lucru are consecințe
Solicitarea unei fotografii pentru fiecare articol duce la inspecții îndelungate și, în cele din urmă, la inspecții necinstite. Nesolicitarea niciunei fotografii duce la înregistrări care nu pot fi justificate.
Solicitați dovezi în cazul în care răspunsul va fi evaluat din punct de vedere al costurilor sau contestat — defecte și excepții — și lăsați elementele conforme, care nu prezintă particularități, să fie tratate doar în cadrul răspunsului structurat.
05
Verificați lista de verificare în raport cu rezultatele sale proprii
După un ciclu de inspecții reale, rapoartele finalizate vă vor indica ce probleme prezintă șablonul. Întrebările care sunt adesea omise sunt neclare. Întrebările la care se răspunde identic de fiecare dată nu sunt relevante. Întrebările care necesită note explicative au variante de răspuns care nu corespund realității.
