Software comercial de inspecție pentru evaluarea stării tehnice, ronduri de siguranță și predări-preluări

Analize de stare care stau la baza unei decizii

Scopul unui raport de stare este acela de a sta la baza unei decizii: ce trebuie reparat acum, ce trebuie inclus în buget, ce trebuie recuperat de la chiriaș și ce trebuie acceptat. Un raport care descrie starea imobilului fără a susține acea decizie reprezintă doar o înregistrare a informațiilor, fără a genera valoare.

Consecința practică este că gradul de gravitate și locația trebuie înregistrate sub formă de răspunsuri structurate, nu ascunse în textul narativ. „Mai multe plăci de tavan pătate la etajul al doilea” este o propoziție. O observație înregistrată, referitoare la o zonă definită, însoțită de gradul de gravitate și de o fotografie, este ceva ce un administrator de active poate sorta, evalua din punct de vedere al costurilor și aloca.

• ✓Definiți zonele și bunurile înainte de efectuarea sondajului, în loc să le descrieți pe parcurs
• ✓Folosiți o scară fixă de evaluare a gravității, astfel încât rezultatele să fie comparabile între anchetatori
• ✓Separați observația de recomandare, astfel încât ambele să poată fi analizate
• ✓Atașați dovezile la zona sau bunul specific la care se referă

Inspecțiile de siguranță se bazează pe repetabilitate, nu pe exhaustivitate

O rundă de verificare a siguranței este utilă deoarece se desfășoară întotdeauna în același mod. O inspecție amănunțită, dar improvizată, are o valoare mai mică decât o listă de verificare simplă, completată în mod identic în fiecare săptămână, deoarece numai aceasta din urmă generează o evidență care demonstrează că s-a respectat o rutină.

Tot aici regulile de completare au o importanță mai mare decât în majoritatea activităților de inspecție. Un chestionar de siguranță cu întrebări opționale se transformă într-un chestionar de siguranță cu întrebări omise, iar lacunele nu sunt vizibile în documentul final, cu excepția cazului în care structura acestuia le evidențiază.

Predările și costul stării contestate

Inspecțiile de predare-preluare — între proprietar și chiriaș, antreprenor și client, ocupantul care părăsește locuința și cel care o preia — au consecințe financiare directe. Starea înregistrată la predare-preluare stabilește cine plătește pentru ce, iar înregistrarea este examinată tocmai pentru că cineva o contestă.

Standardul probatoriu este, prin urmare, mai ridicat decât în cazul activităților de rutină: datat, specific, atribuibil și suficient de complet încât absența unui defect în dosar să constituie o dovadă credibilă că defectul respectiv nu a existat. Această ultimă caracteristică se obține numai printr-o acoperire consecventă. Un dosar care documentează unele aspecte în detaliu, iar pe altele deloc, nu dovedește aproape nimic cu privire la aspectele omise.

Coordonarea inspecțiilor în mai multe locații

Proiectele comerciale care implică mai multe locații ridică probleme pe care proiectele cu o singură proprietate nu le prezintă: care locații au fost inspectate în acest trimestru, care au întârziat, dacă cei doi inspectori aplică același standard și cum se poate avea o imagine de ansamblu asupra portofoliului, în loc de cincizeci de documente separate.

MeetInspect oferă un panou de administrare web care constituie partea de gestionare a platformei, unde se creează și se gestionează inspecțiile, alături de aplicația iOS pe care inspectorii o utilizează pe teren. Șabloanele reutilizabile permit aplicarea unui standard la toate locațiile, fără a mai fi necesară explicarea acestuia fiecărui inspector în parte.

Condițiile din teren în clădirile comerciale

Camerele tehnice, subsolurile, puțurile de lift, coloanele de utilități și clădirile cu structură metalică sunt exact locurile în care conectivitatea dă greș și unde inspecțiile sunt cel mai greu de efectuat. De asemenea, inspectorii din sectorul comercial lucrează cu mănuși, în condiții de iluminare slabă, la înălțime și pe scări — condiții în care introducerea laborioasă a datelor nu este doar enervantă, ci reprezintă un motiv pentru care înregistrarea nu se realizează.

Aplicația Inspection Runner de la MeetInspect este concepută pentru a permite derularea fluxurilor de lucru de inspecție în condiții reale de lucru, cu funcția de captare a fotografiilor integrată în fluxul de lucru și suport offline, astfel încât inspecția să poată continua chiar și atunci când semnalul dispare.